O que é Projeto?

A construção de uma casa, uma viagem de férias, o desenvolvimento de um novo aplicativo para celular ou uma camapnha de marketing…. Todos esses são exemplos de projetos! Seja na vida pessoal ou profissional, todos lidamos com projetos o tempo todo.

Projeto pode ser entendido como um indivíduo ou um grupo que, durante um certo período de tempo, realizam um conjunto de atividades ordenadas e inter-relacionadas para a obtenção de um determinado objetivo nunca antes alcançado.

Este objetivo é o resultado ao qual o trabalho é orientado, podendo ser tangível ou intangível. Alguns exemplos de objetivos são uma posição estratégica, um propósito, um produto ou um serviço. E este objetivo deve ser único e verificável.

Uma das definições mais conhecidas de é a dada pelo PMI® (Project Management Institute), que define projeto da seguinte maneira:

“Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único”. (PMI, 2016)

Neste contexto da definição de projeto, alguns elementos importantes merecem destaque:

Os projetos geram um produto, serviço ou resultado único!

Os projetos são considerados únicos porque não se tratam de operações de rotina. Desta forma, mesmo que alguns elementos se repitam em determinadas entregas ou atividades, esta repetição não anula as características de exclusividade do trabalho, pois o conjunto das operações está destinada àquela entrega em particular.

Por exemplo, mesmo que dois prédios residenciais sejam construídos com os mesmos materiais, e que suas arquiteturas sejam similares, ainda assim cada prédio será único, pois possuirão características-chave diferentes, como por exemplo localização e pessoas envolvidas.

A unicidade é uma das principais diferenças entre projeto e processo. Os processos rotineiros, visam a repetição. Uma linha de produção de carros, por exemplo, tem como objetivo produzir todos os carros com as características-chave idênticas (ou dentro de uma margem de variação mínima).

Projetos são empreendimentos temporários!

Temporário não quer dizer curta duração! O projeto pode durar um dia ou anos, sendo que sua natureza temporária, indica que eles têm início e término definidos, ou seja, tem data para começar e para acabar.

A temporariedade é uma outra importante diferença entre projetos e processos. Quando lidamos com processos, completar a produção de um item não significa que os objetivos estratégicos foram atingidos. Por exemplo, em uma linha de produção de carros, quando um carro é produzido não significa dizer que o objetivo estratégico da empresa foi atingido, significa apenas que diversos outros automóveis com as mesmas características-chave serão também produzidos. O objetivo estratégico da empresa pode ser o lucro almejado na venda constante desses automóveis e não a receita da venda um único automóvel por si só.

Já ao lidar com projetos, quando o produto, serviço ou resultado do projeto é construído, o objetivo final do projeto é atingido, pois o benefício será obtido com a produção deste único item. Por exemplo, se o projeto visa construir uma fábrica, quando o fábrica está pronta, então o projeto atingiu seu objetivo final, não sendo objetivo construir diversos outras fábricas com as mesmas características chave (até porque não seria possível, visto que, no mínimo a característica chave localização não poderia ser repetida).

Um ponto importante é que apesar dos projetos serem temporários, seus resultados não o são necessariamente. Por exemplo, se o resultado final do projeto for um monumento, a construção de uma rodovia ou a elaboração de um livro, estes poderão durar diversos anos, ou mesmo séculos.

Outra consideração está relacionada aos benefícios gerados pelos projetos, que normalmente só se realizam após o término do projeto.

Projetos são feitos por pessoas!

Uma organização pode realizar diversos projetos diferentes e estabelecer um padrão familiar e comprovado de atividade de projeto, mas cada projeto será único de algum modo: uma equipe diferente, um cliente diferente, um local diferente. Todos esses fatores se combinam para tornar cada projeto absolutamente único.

Os projetos são realizados por pessoas, sendo que uma equipe de projetos pode contemplar várias pessoas que não trabalham juntas ou que estão em diferentes localidades geográficas. Todo este grupo, entretanto, deve ser gerenciado de forma especializada para apresentar os resultados, aprendizado e integração necessários para as organizações dentro do prazo e do orçamento previstos (PMI, 2016). Este gerenciamento coordenado dos trabalhos referente ao projeto chama-se Gerenciamento de Projetos.

As equipes de pessoas com diferentes habilidades que trabalham juntas (temporariamente) estão focadas em introduzir uma mudança que afetará outras pessoas, além dos membros da equipe. Projetos muitas vezes abrangem divisões funcionais normais de uma organização e, em alguns casos, sua amplitude se estende por organizações, como, por exemplo, clientes e fornecedores. Cada um tem uma perspectiva e uma motivação diferente para se envolver na mudança.

Os projetos impulsionam mudanças!

Os projetos acontecem em diversos níveis organizacionais, podendo envolver um único indivíduo ou diversos indivíduos, de uma ou de várias organizações. Neste contexto organizacional, os projetos visam levar a organização de um estado atual a um estado futuro. Desta maneira, há uma forte correlação entre gestão de projetos e o mercado nacional.

Como o ritmo das mudanças cada vez mais acelerado, sejam mudanças tecnológicas, de negócios, sociais ou regulatórias, as penalizações por não conseguir se adaptar a mudanças tornam-se mais evidentes. Por isso, o foco da atenção da gerência inevitavelmente se desloca para a obtenção de um equilíbrio entre as operações comuns de negócios e a mudança nos negócios. Projetos são meios pelos quais introduzimos mudanças e, embora muitas das habilidades exigidas sejam iguais, também há diferenças cruciais entre gerenciar as operações comuns de negócios e gerenciar projetos.

O gerenciamento de projetos consiste no planejamento, delegação, monitoramento e controle de todos os aspectos do projeto e a motivação dos envolvidos para atingir os objetivos do projeto conforme as metas para desempenho no que diz respeito a prazo, custo, qualidade, escopo, benefício e riscos, e normalmente, todos esses esforços resultam em mudanças positivas.

Os projetos permitem a criação de valor de negócio e garantem o sucesso na efetividade após o planejamento!

Valor de negócio é algum benefício que pode ser tangível ou intangível. Desta forma, os projetos devem trazer valor de negócio às partes interessadas. Como exemplo de benefícios tangível tem-se capital, participação no mercado, ativos e ferramentas, e como ativos intangíveis, o reconhecimento da marca, alinhamento estratégico ou reputação.

O sucesso dos projetos está diretamente ligado à capacidade que a
organização tem de criar um ambiente favorável, pois muitas vezes o
gerente/coordenador do projeto não dispõe de autoridade suficiente para
influenciar isoladamente os resultados.

Para estimular o sucesso do projeto, várias ações podem ser tomadas pelo gerente e pelo time do projeto nos âmbitos técnico, comportamental etc. Essas ações incluem: selecionar corretamente os membros-chave do time do projeto; desenvolver um senso de comprometimento em toda a equipe; buscar autoridade suficiente para conduzir o projeto; coordenar e manter uma relação de respeito e cordialidade com o cliente, os fornecedores e outras partes interessadas; determinar quais processos precisam de melhorias, especialmente os mais importantes; desenvolver estimativas de custos, prazos e qualidade realistas; desenvolver alternativas de contingência em antecedência aos problemas; manter as modificações sob controle; dar prioridade à missão ou meta do projeto; evitar o otimismo ou o pessimismo exagerado; desenvolver e manter estreitas linhas de comunicação informal; evitar um número excessivo de relatórios e análises; evitar excessiva pressão sobre o time durante períodos críticos. Tudo isso torna óbvia a necessidade de um bom relacionamento entre
o gerente do projeto e a equipe.

Por que os projetos são iniciados?

Normalmente há diversas motivações para que os projetos sejam demandados nas organizações. Dentre elas:

• Cumprir requisitos regulatórios, legais ou sociais;
• Atender a pedidos ou necessidades das partes interessadas;
• Implementar ou alterar estratégias de negócios ou tecnológicas;
• Criar melhorar ou corrigir produtos, processos ou serviços.

Desta forma, tem-se a gestão de projetos aliada à estratégia empresarial para alavancar os negócios.

Você lida com projetos o tempo todo!

Alguns objetivos pessoais também podem ser considerados projetos! Entrar na universidade, viajar, realizar uma festa de aniversário, dentre tantas outras atividades cotidianas, (quase) tudo pode ser considerado projeto.

Nas organizações, os projetos estão em todos os níveis e estão presente nas mais diversificadas indústrias. Desta maneira, todo e qualquer profissional lida com projetos o tempo todo. Sendo assim, a empresa ou o profissional que queira se destacar no mercado deve aprender sobre o que é gerenciamento de projetos.

Ao se deparar com questões como estouro de verba, perda de prazos, baixa qualidade, baixo desempenho, pouca efetividade nos resultados, desperdícios de materiais ou perda de informações, as organizações perdem competitividade.

Independente da área de atuação, quando se gerencia os projetos a tendência é a obtenção de melhores resultados. E aplicar conhecimento de gerenciamento de projetos pode trazer diversos benefícios à organização, dentre eles:

• Aumento da probabilidade de cumprimento de prazo e custos;
• Melhora a eficiência e a eficácia do desempenho dos recursos humanos e materiais envolvidos no processo;
• Formalização dos procedimentos e planejamento dos futuros projetos.

Uma das formas de aprender sobre gerenciamento de projetos é através da formação profissional. A capacitação se torna cada vez mais importante para colocação profissional.

Fonte: Livro Gerenciando Projeto de Sucesso com PRINCE2
Livro Gerenciamento de Projetos: Estabelecendo Diferenciais Competitivos