Elaborando o cronograma do projeto utilizando o MS Project

Que as ferramentas de gerenciamento de projetos, como o MS Project, possuem uma gama enorme de funcionalidades que auxiliam bastante os profissionais, não é nenhuma novidade. Porém, há algumas que são prioritárias para a gestão de projetos de qualquer área.

De acordo com a PM Survey, pesquisa anual, organizada voluntariamente pelos capítulos do Project Management Institute (PMI)® de diversos países e que conta com a participação de centenas de organizações no mundo, as funcionalidades das ferramentas de gerenciamento de projetos apontadas como as mais importantes, em ordem, são: a elaboração do cronograma do projeto, com 77%; o gerenciamento do orçamento, com 49,8%; obtenção de relatórios de desempenho, com 46,9%; e a elaboração da Estrutura Analítica de Projetos (EAP), com 45,3% das respostas. O MS Project, uma das ferramentas mais utilizadas no mundo, inclui todas estas funcionalidades em sua estrutura.

O cronograma do projeto é elaborado na etapa do planejamento e é onde as atividades são identificadas e sequenciadas para se determinar o prazo de início e de término de cada uma dessas etapas e/ou de todo o projeto. Algumas ferramentas gráficas, como o Diagrama de Rede e o Gráfico de Gantt auxiliam na visualização de todas as dependências entre as tarefas e alocação do tempo, sendo possível elaborá-las no MS Project.

Antes da elaboração de qualquer cronograma no MS Project é essencial que se faça o escopo do projeto. Ou seja, toda a estrutura que será desenvolvida ao longo da execução. Com o escopo bem definido, é possível elaborar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) e descrever como será cada pacote de trabalho.

Após esse detalhamento do escopo, começa-se a criar uma lista de atividades que vão sendo sequenciadas e interligadas por relações de dependência, entre atividades predecessoras e sucessoras, que serão aplicadas no calendário do projeto. Dessa forma, é possível planejar e acompanhar a disponibilidade de recursos e materiais – caso haja uma sobrecarga de recurso, por exemplo, a ferramenta irá informar – e possibilita a identificação e o controle das atividades, visando sempre a entrega do projeto no prazo definido e o cumprimento de todos os requisitos.

Uma das formas de se elaborar um cronograma efetivo do projeto, se utilizando do MS Project, é: elaborar a EAP; listar, sequenciar, estimar a duração, definir recursos e dependências das atividades; definir o calendário para os recursos e a data de início do projeto; esquematizar o cronograma na ferramenta; nivelar os recursos; realizar a identificação do caminho crítico do projeto – caminho mais rápido para a execução; traçar as linhas de base; e realizar o monitoramento e controle dos projetos.

Diagrama de Rede x Gráfico de Gantt

Ambos são representações gráficas que auxiliam os profissionais na elaboração e acompanhamento do cronograma de projeto, por meio da ferramenta MS Project. Mas existem algumas diferenças entre elas que podem ser conferidas abaixo:

– Diagrama de Rede: É a estrutura gráfica que apresenta todas as relações de dependência entre as atividades do projeto. Neste diagrama, cada atividade é inter-relacionada para facilitar o trabalho do gerente e da equipe de projetos em visualizar a ligação entre a execução de cada etapa, possibilitando a identificação do caminho crítico do projeto e a estimativa de finalização do projeto. Existem várias formas de apresentação gráfica do Diagrama de Rede, sendo o diagrama de precedência um dos mais utilizados.

– Gráfico de Gantt: É uma estrutura gráfica bastante utilizada dentro do gerenciamento de projetos, sendo o principal objetivo, mostrar de forma bem visual como se desenvolve o cronograma dos trabalhos a serem executados, o que facilita a compreensão por parte dos executores. Sua apresentação é em forma de barras, semelhante a uma linha do tempo, e a partir dele, é possível desmembrar o tempo investido em cada atividade e o prazo de entrega do projeto finalizado. Assim, este gráfico é bastante eficiente na organização e no gerenciamento efetivos de todo o projeto. Porém, é necessário que o profissional que o utilize esteja apto e capacitado para dominar, não somente ele, mas todas as demais funcionalidades que o MS Project traz como benefícios para os seus projetos.