Por natureza, riscos são eventos probabilísticos. Estes eventos são associados a incertezas e podem causar instabilidade. E por quê falar de projetos implica em falar sobre riscos? Como possuem característica única, os riscos são inerentes à natureza dos projetos. Independentemente do ramo do projeto, os riscos podem afetar seus objetivos podendo levá-lo a uma direção totalmente diferente da planejada inicialmente. O gerenciamento de riscos deve estar presente em seus projetos pois esta gestão está ligada diretamente com o compromisso do seu projeto em ser entregue da melhor maneira possível a fim de suprir suas expectativas e potencializar seus resultados. Quer saber como? Nos acompanhe nesta leitura.
Os impactos da concretização dos riscos podem ser positivos ou negativos para os objetivos do projeto e comprometer a sua produtividade ao longo da realização do mesmo. De qualquer maneira, é preciso identificar e analisar de forma criteriosa os riscos envolvidos no projeto, seja para aproveitar as oportunidades trazidas por riscos positivos, seja para conseguir tomar ações que diminuam o impacto causado pelos riscos negativos. Dessa forma, separamos para você algumas situações em que o gerenciamento de riscos tem seu papel fundamental para contribuir com a efetividade do projeto:
1- Criar a EAP
A EAP (Estrutura Analítica do Projeto) é uma poderosa ferramenta para gerenciamento do escopo, sendo como uma “árvore de produtos finais”, ou seja, uma estrutura visual que divide-se hierarquicamente o escopo do projeto em partes menores, de mais fácil gerenciamento. Seu objetivo inicial é organizar o que deve ser feito para realizar as entregas do projeto. A EAP permite ao gerente de projetos a visibilidade das principais entregas, tornando trivial o controle de tempo e de custo. A EAP faz parte do processo de gerenciamento de escopo do projeto, que consta no Guia PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), uma das principais referências em gestão de projetos do mundo.
Existem no mercado variados padrões, métodos e frameworks. Aqui na Sigma Gerenciamento de Projetos avaliamos sempre cada cliente para definir quais as melhores abordagens a serem utilizadas. Contudo, para a criação da EAP, destacamos as boas práticas do Guia PMBOK.
Sendo assim, fica a critério do gerente de projetos escolher a maneira de realizar a sua estrutura analítica do projeto junto com a equipe. A EAP pode ser montada por meio de quatro estratégias:
De fases: levam em consideração as fases do ciclo de vida do projeto.
De entregas: considera os produtos do projeto.
De subprojeto: considera os “miniprojetos” que compõem o projeto;
Ou Híbrida (por fases, entregas e/ou subprojetos): considera diversos aspectos do
projeto ao mesmo tempo.
O essencial é que o gerente de projetos e sua equipe definam qual jeito será o mais apropriado ao tipo de projeto em questão, porém quando levamos em consideração o gerenciamento de riscos envolvidos na EAP podemos falar sobre a estrutura analíticas de riscos (EAR).
2 – Desenvolver EAR
Existe uma forma alternativa voltada para representar os riscos de forma elaborada que é realizada através de uma Estrutura Analítica de Riscos (EAR) ou, como é conhecida mundialmente, Risk Breakdown Structure (RBS). É por meio da EAR que o gerente de projetos consegue ter a clareza de identificar os possíveis riscos envolvidos no projeto, uma vez que a EAR também atua em outras variadas etapas do processo de gerenciamento de riscos. Esta é uma técnica desenvolvida justamente para agrupar possíveis causas de riscos.
Ao compor uma EAR, ela pode ser utilizada de inúmeras maneiras como, por exemplo, uma estrutura baseada nos objetivos do projeto por categoria. Esta estrutura analítica dos riscos ajuda o time do projeto a considerar muitas fontes a partir das quais os riscos podem surgir em um exercício de identificar os mesmos. A Estrutura Analítica de Riscos, assim como a EAP, é uma representação hierárquica, só que leva em pauta as possíveis ameaças do projeto, de acordo com suas categorias de riscos. É preciso considerar os potenciais perigos oferecidos pelo cenário externo e pelo cenário interno do projeto. Contudo, essa elaboração depende muito do tipo de empresa e também do tipo de negócio. Portanto, não existe uma regra definida para sua elaboração. A EAR pode ser classificada como um agrupamento orientado à fonte de risco que classifica e estipula a exposição às ameaças identificadas do projeto. É na EAR que consta cada nível que representa uma definição mais detalhada dos fatores de riscos envolvidos dentro do projeto.
É a partir da Estrutura Analítica de Riscos que podemos reconhecer quais os riscos podem ser uma ameaça quando o assunto é sobre os objetivos do projeto, além de facilitar na compreensão de quais as áreas do projeto necessitam de atenção especial, permitindo a visualização de riscos corriqueiros e de acúmulo de riscos. Uma boa prática é revisar a EAR na fase de planejamento da gestão de riscos para adequá-la à situação do projeto em questão, para apenas utilizá-la no processo de identificação de riscos.
Na identificação dos riscos, esse modelo segue assumindo que a EAR está completa para o projeto, pois é por meio dela que é fornecida a garantia de que todas as origens de riscos comuns aos objetivos do projeto terão sido exploradas. Este ato torna a identificação das ameaças mais eficaz e trivial. O melhor jeito de medir a concentração de riscos por categoria em uma EAR seria por meio de uma avaliação individual das ameaças atribuindo uma nota a cada risco. Logo, a partir da nota total de cada categoria, pode-se determinar qual a concentração de riscos de cada fonte da EAR.
3 – Analisar Probabilidade x Impacto
É importante que o gerente de projetos identifique o máximo de riscos que possam afetar o projeto em questão, definindo a atuação prioritária com base na análise de probabilidade e impacto. Deve-se definir o grau de probabilidade de algum evento acontecer e os níveis de impacto de cada risco, que podem ser tangíveis ou intangíveis. Cruzando estes dados, é possível identificar e combater em ordem decrescente dos riscos mais para os menos críticos, evitando assim, perda de tempo e demais recursos.
A gestão de riscos é fundamental em toda e qualquer empresa e deve ser feita de forma contínua ao longo de todo o projeto. Cabe à cada organização e aos responsáveis pelo gerenciamento dos projetos saber identificar, priorizar e gerir os possíveis riscos de acordo com os ambientes interno e externo. Com um efetivo gerenciamento de riscos dentro da gestão dos projetos, os resultados tendem a ser muito melhores.
4 – Realize o gerenciamento de riscos da maneira adequada
O Gerenciamento dos riscos do projeto deve ser realizado de maneira mais propícia para o projeto em questão, pois além de proporcionar melhores resultados para o projeto e para a organização em caso de riscos positivos, o gerenciamento dos riscos pode evitar sérios problemas em caso de riscos negativos, uma vez que os efeitos causados por estes podem ser graves e envolver toda a sociedade, dependendo da natureza do projeto. Para isso, é preciso que a organização faça análises qualitativas e quantitativas para possibilitar o adequado gerenciamento dos riscos. Contudo, é preciso cuidado ao analisar os riscos do projeto, tanto por questões de conflitos de interesse dentro da organização, como principalmente com a dificuldade de atingir o grau necessário de imparcialidade equipe de avaliação, em caso de equipes internas, envolvidas com o projeto direta ou indiretamente.
Quando a avaliação dos riscos inerentes ao projeto é feita por uma parte externa ao projeto, ou seja, por uma equipe especializada e imparcial, a tendência é que a avaliação dos riscos seja mais criteriosa e fidedigna. Além disso, a imparcialidade e a experiência de uma equipe especializada em gerenciamento dos riscos pode proporcionar planos de resposta bem mais efetivos.
Os riscos dentro do gerenciamento de projetos podem ser negativos ou positivos. Os riscos negativos são os que podem impedir a criação de valor ou mesmo destruir o valor existente do projeto ou da organização. Já os positivos, contrabalanceiam os negativos e também podem representar oportunidades, que influenciam favoravelmente na realização dos objetivos estratégicos da empresa, agregando valor ao projeto e à organização. Desta forma, a função do gerente de projetos é trabalhar ao máximo para mitigar, ou até eliminar, o impacto das situações negativas e obter total vantagem das oportunidades geradas pelos riscos positivos nos projetos que precisam ser gerenciados. Nós, da Sigma Gerenciamento de Projetos, em todas as consultorias ou até mesmo em projetos que nos são propostos temos em mente que sem gerenciamento de riscos efetivos, não existe projeto adequado e dessa forma nos comprometemos a potencializar os resultados de seu projeto, sem deixar que nenhum risco o atrase ou atrapalhe seu resultado final.
Fonte: PMBOK
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