6 dicas de utilização do MS Project para o Gerenciamento de Projetos

De acordo com o PMBOK®, projeto é um empreendimento temporário, que visa criar um produto, serviço ou resultado único. Já o conceito de Gerenciamento de Projetos é basicamente uma combinação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas que auxilia a prever e controlar os resultados dos esforços empreendidos pela sua empresa, temporariamente, para criar algum tipo de resultado único ou final.

Neste sentido, as ferramentas de apoio ao Gerenciamento de Projetos devem ser capazes de te dar respostas rápidas para algumas perguntas como: Que tarefas devem ser executadas, e em que ordem, para produzir o resultado do projeto? Quando cada tarefa deve ser executada e qual o prazo final? Quem completará essas tarefas? Qual será o seu custo? E se algumas tarefas não forem concluídas de acordo com o cronograma? Qual é a melhor maneira de comunicar os detalhes do projeto às pessoas interessadas nele?

Uma das ferramentas mais utilizadas para Gerenciamento de Projetos é o MS Project. Ele pode fornecer estas respostas e ainda muitas outras para questões diferentes e específicas que surgirão em qualquer projeto que você venha a participar da sua execução, principalmente sendo um ou o responsável por ele.

Mas lembre-se sempre de que, por melhor que seja a ferramenta de gerenciamento de projetos que decidir usar, ela nunca poderá substituir o seu bom julgamento e experiência adquiridos com o tempo. Abaixo segue uma lista de seis coisas que o MS Project ajuda no desempenho dos projetos:

1. Decompor o trabalho: O MS Project fornece a capacidade de facilmente capturar e organizar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP ou WBS – Work Breakdown Structure). O uso de recuo faz com que seja fácil decompor o trabalho do mais alto nível (fases do projeto) para os níveis mais baixos (tarefas) do projeto. Além disso, a capacidade de recolher as seções específicas do cronograma permite que você se concentre em áreas específicas da divisão de trabalho. Algumas equipes de projeto preferem uma representação gráfica da divisão de trabalho. As tarefas podem ser facilmente importadas e/ou exportadas do MS Project para outras ferramentas para atender o desejo de visualizar graficamente a WBS.

2. Sequenciar Atividades: Relações de dependência são utilizados para ligar duas tarefas da maneira mais lógica possível. O padrão no MS Project é Término-para-Início (TI), mas isso pode não ser a relação que melhor define a dependência entre duas tarefas. Esta ligação pode representar uma dependência “hard” (conhecida como mandatória), ou uma dependência “soft” ou “discricionária” (relação criada para estabelecer um fluxo lógico das atividades do projeto). Além de estabelecer o relacionamento, predecessoras e sucessoras pode ser utilizado para criar “leads” (antecipações ou sobreposições) e “lags” (esperas ou lacunas) entre atividades do cronograma. MS Project oferece muita flexibilidade para garantir que o Gerente de Projeto tenha a capacidade de sequenciar as atividades e refletir como o trabalho será executado.

3. Criando a linha do tempo: Após as atividades do projeto, durações e dependências serem carregadas, a programação está começando a tomar forma. A visão do gráfico de Gantt é uma das ferramentas mais eficazes para apresentar o cronograma associado a tarefas de resumo e principais etapas. Use os filtros do MS Project para limitar a apresentação das tarefas.

4. Gerenciamento de utilização e carga de recursos: A mecânica de carregamento recursos para o cronograma do projeto é muito simples. O MS Project fornece a capacidade de carregar tanto esforço baseado em horas estimadas para completar ou percentual do recurso é alocado para as tarefas. Além disso, a exibição de utilização de recursos mostra o esforço planejado para cada membro da equipe e a capacidade de fazer os ajustes apropriados para “nivelar” a utilização dos recursos.

5. Progresso do projeto: Manter o cronograma do projeto ao longo da execução do projeto é indicado ao gerente do projeto informar como está “progredindo o cronograma”. No MS Project o gerente de projeto tem a capacidade de atualizar a porcentagem concluída, estimativa para completar e o esforço do trabalho efetivo. Além disso, o gerente de projeto faz atualizações em duração e estimativas do trabalho, dependências e tarefas para garantir que a programação continua a refletir como o trabalho planejado será concluído.

6. Compreender os impactos do projeto: Após a conclusão do processo de planejamento, uma “fotografia” da linha de base do cronograma do projeto é salva no MS Project. Esta linha de base permite medir o desempenho do cronograma atual contra o plano original assim, entender e comunicar os impactos reais e planejados para o cronograma do projeto. Esses impactos se refletem no cronograma como variações que são capturadas para o início e término de cada atividade, as tarefas de resumo (ou seja, as fases do projeto), e os marcos do projeto.