Como a implementação de um PMO pode potencializar os resultados de seus projetos?

O mundo que engloba a gestão de projetos é repleto de siglas, entretanto algumas são mais conhecidas, e outras nem tanto.  Contudo, cada sigla representa um conceito distinto, e no que se insere no contexto do gerenciamento de projetos, as que mais chamam atenção são: PMI, PMO E PMBOK. Sobre o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), nós temos bastante conteúdos aqui no site, PMI é o Project Management Institute, ou traduzindo, Instituto de Gerenciamento de Projetos, uma das maiores associações globais para profissionais de gerenciamento de projetos. Mas e sobre o PMO (Project Management Office)? Você conhece esta sigla? Sabe o que significa e qual o seu papel no gerenciamento de projetos? Veja abaixo!


A implementação de um PMO é um corta-caminho para o sucesso tendo em vista suas funções nos projetos.



No ambiente profissional, muitos ainda fazem confusão entre o papel do PMO e o do Gerente de Projetos. Ambos são termos utilizados no âmbito do gerenciamento de projetos, todavia com diferentes atuações. É muito corriqueiro escutar no âmbito da gestão de projetos expressões como: “Cicrano é o PMO de determinado projeto” – fazendo referência à pessoa que está responsável pelo projeto que o gerencia, ou seja, toca o projeto para frente. Só que na grande parte das vezes esta forma de denominação por parte da pessoa que executa o projeto está equivocada. Esta pessoa designada por gerenciar o projeto não é o PMO, e sim o gerente de projetos. A seguir iremos te instruir sobre o significado do PMO, suas funções, tipos, benefícios e riscos de não se ter um PMO envolvido em seus projetos.

Ao se fazer uma pesquisa sobre o significado de PMO, logo percebe-se que não se trata de apenas uma pessoa ou uma qualificação profissional qualquer. PMO, significa o que então? Trata-se da sigla de Project Management Office, ou seja, é o escritório de gerenciamento de projetos de uma empresa, também chamado de EGP. 
Mas o que significa escritório de gerenciamento de projetos? Trata-se de uma estrutura organizacional que oferece suporte, que idealiza a metodologia e que é o responsável por armazenar este conhecimento referente à gestão de projetos na organização, pois é ele quem é o responsável por auditar e apoiar os trabalhos dos gerentes de projetos. Ou seja, o PMO é uma área da organização, que pode ser formada por um ou mais indivíduos. É comum em algumas organizações chamar o profissional que trabalha no escritório de gerenciamento de projetos também de PMO, mas neste caso PMO seria a abreviação de “Project Management Officer”, e vale ressaltar que o papel deste profissional é bem diferente do papel do gerente de projetos.
Neste texto, estamos tratando PMO apenas como a área da organização, não como o profissional que trabalha nesta área. Para que o PMO seja efetivo em uma organização é de suma importância que sua missão esteja vem definida. Existem três tipos básicos de PMO, sendo o primeiro passo entender qual tipo melhor se adequa à organização.

Tipos de PMO:

 

    • PMO de suporte:
      O PMO de suporte detém o perfil mais consultivo tendo um foco especializado no coaching. Sua principal função é explicitar algumas recomendações aos gerentes responsáveis pelos projetos que são desenvolvidos por determinada empresa, tendo foco em apontar as vantagens e desvantagens de técnica, ferramenta ou até mesmo modelo, e depois disso oferecer a forma mais recomendável possível para se gerenciar cada projeto. De forma direta atua na produtividade dos projetos.   
    • PMO de controle:
      O PMO de controle detém a função de apoiar os gerentes de projetos em suas iniciativas, e também checa e a avalia a conformidade dos projetos. Sendo assim, é ele quem verifica se os gerentes de projetos e toda a equipe envolvida no projeto estão seguindo os modelos, ferramentas e os processos de gestão estabelecidos na organização. É por parte do PMO de controle que vem a padronização de processo. É ele quem é o responsável por verificar as auditorias dos processos e uniformidade da maneira cuja os projetos estão sendo realizados. Para realizar o processo listado anteriormente, o PMO de controle faz uso das auditorias de processos, que permitem identificar e sanar quais os pontos do processo que não estão sendo completamente seguidos e de acordo com as normas da organização.
       
    • PMO diretivo:
      O PMO diretivo é responsável por possuir um grande controle, ainda mais que o PMO de controle. O termo diretivo já diz tudo sobre sua função que é direcionar os recursos da organização para determinados projetos. Dessa forma, é através dele que é escolhido quais os gerentes de projetos irão ser escalados. O PMO diretivo é uma mistura de todos os outros, só que com um pouco mais de capacitação e autonomia, levando em consideração que ele também faz recomendações aos gerentes de projetos e também é responsável por espalhar a metodologia do gerenciamento de projetos na empresa, assim como o PMO consultivo. Ademais, assim como o PMO de controle, o PMO diretivo é responsável também por realizar algumas auditorias de conformidade tendo em vista a verificação de processos, para avaliar se estão sendo seguidos da maneira mais assertiva possível.








      Por que o PMO é importante em uma organização?

      Alguns projetos não seguem as diretrizes voltadas ao alcance das metas baseadas no escopo, tempo ou prazo. Essa falha de não seguir as diretrizes pode surgir por conta de erros que podem vir desde o planejamento, até às estimativas equivocadas. Por conta disso, adotar alguns processos e metodologias voltadas ao gerenciamento de projetos, como ter um PMO em sua empresa, irão ajudar a mitigar essas falhas, mas o foco principal será no sucesso do projeto. Sem falhas o projeto consegue alcançar sua efetividade. Para ficar mais claro, o PMO é basicamente um departamento que está inserido na empresa, este é responsável por desenvolver processos, templates e até mesmo alguns modelos de trabalhos voltado ao auxílio dos próprios gerentes de projetos de determinada empresa para alcançarem os melhores resultados possíveis.  

      3 benefícios de se implementar um PMO: 
  • Projetos em sintonia com a estratégia da organização

    No mundo atual em que vivemos as organizações recebem inúmeras demandas que não conseguem ser realizadas por conta da limitação de recursos. Por meio do gerenciamento do portfólio de projetos, o PMO consegue garantir que os projetos que têm um viés estratégico sejam prioridades em meio aos outros, fazendo com que os mesmos não caiam no esquecimento em meio a outros projetos. Essa iniciativa fará toda a diferença em meio aos projetos futuros de uma organização.  
     
  •  Maior qualidade dos projetos

    Por ser responsável por desenvolver e introduzir uma metodologia de gerenciamento de projetos que seja robusta, efetiva, segura e adequada, e por gerenciar os projetos de forma com que esteja alinhado às estratégicas da organização, o PMO tem papel imprescindível para que ocorra uma evolução dos projetos dentro do contexto de qualidade. Por estar sempre junto ao trabalho dos gerentes de projetos para uma melhor performance, acaba que os projetos seguem uma linha semelhante e são entregues com muita efetividade.  
  • Transparência em projetos

    Por ser um escritório de projetos, ter esses projetos centralizados numa estrutura organizacional traz inúmeros benefícios como por exemplo uma maior visibilidade das ações executadas. É possível ter ciência de onde determinado gerente de projetos está localizado e quais atividades está desempenhando por conta de uma maior organização e transparência. Além disso, a centralização dos projetos no PMO deixa mais evidente qual a relação estabelecida entre os projetos. Esse processo possibilita uma visão do impacto em todo o portfólio.

    Quais as funções de um PMO?
     
  • Implementar a padronização de metodologias e ferramentas 
  • Fornecer indicadores de monitoramento de projetos 
  • Fornecer suporte e acompanhamento aos gerentes de projetos 
  • Definir métricas 
  • Comunicação dos projetos de um Portfólio para a alta administração 
  • Realizar auditoria dos trabalhos do gerente de projetos 
  • Prover treinamentos de gestão de projetos 
  • Realizar serviços de governança sobre os projetos que forem escolhidos 
  • Gerenciar desempenho

    Além de tudo isso, o PMO também deve estar atento ao que o mercado está utilizando e o que é novidade no momento, para que possa aplicar em seu trabalho e também sendo uma forma de capturar e divulgar as boas práticas internamente. Essas boas práticas citadas são as referências vindas de projetos que tiveram sucesso em sua conclusão, que podem ter acontecido na empresa em questão ou até mesmo em projetos externos, que podem e devem ser repetidos em projetos futuros.
    Apesar de todas essas funções, o PMO também está apto para ser o centro de informações de todos os projetos de uma empresa, ou até mesmo diretoria, a fim de mostrar o andamento dos projetos que está monitorando, sendo basicamente o que denominamos de gestão de portfólio de projetos.



Sobre o desenvolvimento de PMO:

O desenvolvimento de um PMO, dentre algumas necessidades, requer estruturação, capacitação e comprometimento com tudo que foi abordado anteriormente por parte da equipe de projetos. Antes de se estruturar um escritório de projetos é necessário ter um diagnóstico de maturidade  de todo o time nos temas relacionados ao gerenciamento de projetos. Inclusive, o desenvolvimento e a implantação de um PMO contribuem para o aumento de maturidade da empresa e de todos os colaboradores em gestão de projetos. Tendo em mente isto, nós, da SIGMA GERENCIAMENTO DE PROJETOS, temos também em nossa empresa serviços especializados em estratégias para aumento da maturidade, e conscientização sobre gestão de projetos.

Adotar alguns processos e metodologias voltadas ao gerenciamento de projetos, como ter um PMO em sua empresa, irão ajudar a mitigar essas falhas, mas o foco principal será no sucesso do projeto.

 

O PMO acrescenta inúmeros fatores em uma organização voltada ao gerenciamento de projetos como explicitamos acima. A implementação de um PMO é um corta-caminho para o sucesso tendo em vista suas funções nos projetos. Além de trazer inúmeros benefícios para sua empresa, ele atuará aprimorando os serviços já existentes e terá papel importante e difundido em meios aos gerentes de projetos, trazendo assim mais efetividade e também potencializando os resultados dos projetos. Se é da sua vontade obter um alto grau de sucesso em seus projetos e elevar a sua empresa a um outro patamar de maturidade, nós, da SIGMA GERENCIAMENTO DE PROJETOS, te recomendamos a ter um auxílio por meio de uma consultoria especializada no assunto quando for hora de implementar um PMO em sua organização. Esta consultoria te auxiliará de modo que erros sejam evitados e até mesmo algumas frustrações em meio a implantação de um PMO. Nós realizamos esta consultoria e estamos aptos a implementar os serviços de PMO em sua empresa tendo o intuito de alcançar os melhores resultados possíveis.

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