Você sabia que algumas ferramentas de gerenciamento de projetos, como o MS Project, possuem uma gama enorme de funcionalidades que auxiliam bastante os profissionais? E há algumas que são prioritárias para a gestão de projetos de qualquer área. O MS Project é uma ferramenta de gestão de projetos capaz de otimizar processos, não é simplesmente uma ferramenta de fazer cronogramas. Sendo então, um Software de Gerenciamento de Projetos que atua em diferentes etapas da gestão. Este software tem sua importância estruturada em meio ao gerenciamento de projetos por facilitar a expansão de usabilidade de quem o gerencia. Quer saber mais sobre o MS Project? Nos acompanhe nesta leitura!
Há uma grande variedade de recursos na ferramenta que facilita planejar e controlar os principais fluxos do processo de um projeto. É possível utilizar essa ferramenta para Produtos Novos, Expansão de Fábricas, Paradas de manutenção, Planejamento estratégico e qualquer outro tipo de projeto.
Uma das áreas de conhecimento mais importantes para a gestão dos projetos são os cronogramas. Existem várias ferramentas para se gerenciar cronogramas, sendo que o MS Project é uma das mais utilizadas.
MS Project é uma ferramenta de gestão de projetos capaz de otimizar processos, não é simplesmente uma ferramenta de fazer cronogramas. Sendo então, um Software de Gerenciamento de Projetos que atua em diferentes etapas da gestão.
O MS Project
De acordo com a PM Survey, pesquisa anual, organizada voluntariamente pelos capítulos do Project Management Institute (PMI)® de diversos países e que conta com a participação de centenas de organizações no mundo, as funcionalidades das ferramentas de gerenciamento de projetos apontadas como as mais importantes, em ordem, são: a elaboração do cronograma do projeto, com 77%; o gerenciamento do orçamento, com 49,8%; obtenção de relatórios de desempenho, com 46,9%; e a elaboração da Estrutura Analítica de Projetos (EAP), com 45,3% das respostas. O MS Project, uma das ferramentas mais utilizadas no mundo, inclui todas estas funcionalidades em sua estrutura. Ele pode fornecer respostas para questões diferentes e específicas que surgirão em qualquer projeto que você venha a participar da sua execução, principalmente sendo um dos ou o responsável por ele.
Cronograma
O cronograma do projeto é elaborado na etapa do planejamento e é onde as atividades são identificadas e sequenciadas para se determinar o prazo de início e de término de cada uma dessas etapas e/ou de todo o projeto. Algumas ferramentas gráficas, como o Diagrama de Rede e o Gráfico de Gantt auxiliam na visualização de todas as dependências entre as tarefas e alocação do tempo, sendo possível elaborá-las no MS Project.
Antes da elaboração de qualquer cronograma no MS Project é essencial que se faça o escopo do projeto. Ou seja, toda a estrutura que será desenvolvida ao longo da execução. Com o escopo bem definido, é possível elaborar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) e descrever como será cada pacote de trabalho.
Escopo
De acordo com a definição do Aurélio, escopo é o “objetivo que se pretende atingir; limite ou abrangência de uma operação”. E, o escopo de um projeto ou de um produto é exatamente isso! Ou seja, traduz o objetivo que se pretende atingir. Sua definição é vital para o alcance das metas de uma organização.
No contexto do gerenciamento de projetos, há o escopo do projeto e do produto do projeto. O escopo do produto do projeto reúne todas as características, funções dentre outras especificações que delimitam como será o produto, serviço ou resultado entregue pelo projeto. Já o escopo de um projeto é todo o trabalho necessário, e somente o necessário, para concluir o projeto com sucesso, podendo incluir também a definição de escopo do produto (PMBOK®, 5ª edição).
Após feito o detalhamento do escopo no cronograma, começa-se a criar uma lista de atividades que vão sendo sequenciadas e interligadas por relações de dependência, entre atividades predecessoras e sucessoras, que serão aplicadas no calendário do projeto. Dessa forma, é possível planejar e acompanhar a disponibilidade de recursos e materiais – caso haja uma sobrecarga de recursos, por exemplo, a ferramenta irá informar – e possibilita a identificação e o controle das atividades, visando sempre a entrega do projeto no prazo definido e o cumprimento de todos os requisitos.
Uma das formas de se elaborar um cronograma efetivo do projeto, se utilizando do MS Project, é: elaborar a EAP; listar, sequenciar, estimar a duração, definir recursos e dependências das atividades; definir o calendário para os recursos e a data de início do projeto; esquematizar o cronograma na ferramenta; nivelar os recursos; realizar a identificação do caminho crítico do projeto – caminho mais rápido para a execução; traçar as linhas de base; e realizar o monitoramento e controle dos projetos.
O sucesso de um projeto está diretamente relacionado com a definição de seu escopo. Isso porque um escopo bem definido e delimitado faz com que todas as partes interessadas do projeto entendam as entregas e o que não está contemplado no escopo, além de fazer com que todo o esforço de trabalho seja direcionado de maneira correta possibilitando o alcance do real objetivo do projeto.
Recursos
Um dos maiores desafios enfrentados atualmente com relação à gestão de projetos é identificar a melhor maneira de alocar os recursos e ajustar o cronograma, considerando que tais recursos são escassos, como pessoas, equipamentos críticos, verbas, entre outros, sem atrasar o projeto. Diante disso, a otimização dos recursos em um projeto tem sido cada vez mais discutida em debates de gestão de projetos, apontando uma nova abordagem sobre o tema. Realizar o nivelamento de tais recursos somente através de software não é mais suficiente, é necessário uma profunda análise de custo-benefício antes da tomada de decisão.
O que ocorre em casos reais do projeto é uma demanda desigual por recursos: uma hora sobra, outra hora falta. Por exemplo, em um dia é necessário duas pessoas e em outro, cinco. E, ao utilizar um software especializado em nivelamento, ele será responsável por remanejar os recursos, ou seja, distribuí-los de acordo com a demanda.
Entretanto, a utilização somente dos softwares não é suficiente, pois ele tira a sincronia das atividades do projeto e os paralelismos, atrasando, e muito, o projeto, conforme aponta Ricardo Vargas, autor do livro “Gerenciamento de projetos: estabelecendo diferenciais competitivos”.
Dessa forma, é necessário que as empresas façam sempre um trade off entre atrasar o projeto ou adotar mais recursos, ou fazer hora extra, se possível. Essa análise de custo benefício não é trivial para software nenhum e, além disso, possibilita a maximização dos recursos.
A mecânica de carregamento de recursos para o cronograma do projeto é muito simples. O MS Project fornece a capacidade de carregar tanto esforço baseado em horas estimadas para completar ou percentual do recurso é alocado para as tarefas. Além disso, a exibição de utilização de recursos mostra o esforço planejado para cada membro da equipe e a capacidade de fazer os ajustes apropriados para “nivelar” a utilização dos recursos.
Riscos
Se existe a possibilidade de que determinada atividade do projeto tenha decorrências sérias, uma boa prática é tratar os riscos, reduzindo as ameaças e maximizando as oportunidades. Como por exemplo, utilizar dois processos de fabricação juntos para realizar duas entregas pode vir a colocar o cronograma do projeto em risco. Ao invés disso, o gerente responsável poderá evitar o risco utilizando os processos de fabricação sequencialmente. Dessa forma, o ideal seria evitar o risco em questão.
Para se atenuar o risco, é preciso descobrir maneiras de diminuir a probabilidade de riscos negativos. É recomendado decidir usar um meio de fabricação simplificado e conhecido, caso o estabelecimento de um processo mais inovador e de alto custo seja muito demorado, por exemplo.
A transferência do risco ocorre quando é feito o controle do risco, transferindo-o para um fornecedor externo. Se a documentação de um subsistema de computador tiver um escopo relativamente amplo para ser concluída a tempo pelos recursos internos, é indicado contratar um fornecedor externo para concluir partes dela, por exemplo.
Quando não se tem risco é ruim, ou seja, a sua ausência faz falta, pois o risco também pode vir a abrir portas para novas oportunidades. Se, após explorar os riscos do projeto, você perceber que um subsistema de software que está sendo desenvolvido como parte de um processo de fabricação maior pode ser comercializado, talvez decida atribuir seus melhores engenheiros para continuar a desenvolver o subsistema, por exemplo. Embora retirar engenheiros experientes de um projeto crie um risco adicional, nesse caso, isso poderá ser compensado pela oportunidade ganha.
O MS Project permite a identificação e o tratamento de muitos riscos através da análise das interferências e ligações das atividades.
Qualidade
A qualidade é normalmente estipulada como o total de funcionalidades e características designadas a uma pessoa, processo, produtos, serviço e/ou sistema que seja dominado pelo responsável pelo projeto, ou requisitos e especificações. O gerenciamento dessa qualidade se define por atividades coordenadas para controlar ou até mesmo dirigir determinada organização com relação à qualidade.
Este sistema é constituído por um conjunto completo de padrões, responsabilidade de qualidade para respectivo local ou organização e também até de procedimentos. Sendo assim, o grau e o nível da qualidade são estipulados por meio do trabalho realizado em determinado projeto. O grau de qualidade está diretamente ligado com a forma como o projeto é entregue, ou seja, tem a ver com o escopo definido e a verba disponível. Dessa forma, um baixo grau de qualidade pode não ser um problema, enquanto um baixo nível de qualidade sempre é.
Desta forma, é possível realizar o gerenciamento da qualidade adicionando em cada atividade (ou no pacote de trabalho) os critérios de qualidade para a aceitação da entrega desta. Uma alternativa, algumas vezes utilizada, é acrescentar marcos de aceitação no cronograma e atrelar os critérios de aceitação do escopo e da qualidade a estes marcos.
Custos
O conceito de gestão de custos consiste na gestão do orçamento do projeto, atrelando os gastos à realização das atividades previstas no cronograma. No MS Project é possível atrelar os custos às atividades de uma forma geral ou aos recursos e materiais, se o MS project estiver detalhado desta forma.
A primeira etapa para definir os custos, é definir a EAP e, em seguida, as atividades. É necessário definir os recursos e seus custos na “Tabela de Recursos”. Liste os recursos para o seu projeto e observe que existem 3 opções: Mão de obra, Custo e Material. No trabalho, você precisa adicionar materiais ou pessoas, que são contados por hora. No custo, é um valor que será inserido manualmente, por exemplo: contratos de preço fixo, taxas e multas. Você também pode usar o campo “Custo fixo” do ms-project. A diferença entre criar um recurso e inseri-lo no campo é que no primeiro você tem o vestígio dos gastos, no segundo não.
Na parte material, é utilizado para adicionar materiais e seus custos unitários.
Depois, é só alocar os recursos para que os custos sejam listados ali. Depois de passar a linha de base e atualizar a data de status, adicione os dados reais.
Comunicação
Os capítulos do PMI ® ️ (Project Management Institute) realizam de tempos em tempos pesquisas sobre diversos temas voltados ao gerenciamento de projetos. E os problemas de comunicação frequentemente aparecem nas pesquisas como sendo a principal causa das falhas nos projetos. Sendo assim, a comunicação tem papel imprescindível na gestão de projetos.
Todas as partes interessadas, em todos os níveis da organização e fora dela, precisam ter acesso às informações certas no momento certo. Existe uma correlação direta entre o desempenho do projeto e a habilidade do gerente de projeto (e de sua equipe) em realizar de forma efetiva as atividades de comunicação.
Os gerentes de projetos bem sucedidos estão constantemente engajando as partes interessadas e criando confiança em torno de suas decisões. Para tanto, fazem uso de técnicas de comunicação, de suas habilidades interpessoais, e de ferramentas e tecnologias que aumentam a eficácia do envio das informações e minimizam mal entendidos.
Uma vez que a primeira regra de comunicação é conhecer seu público-alvo, você alcança um maior retorno sobre o investimento em comunicação ao personalizar sua comunicação para o que cada conjunto de interessados precisa saber.
Inserido no contexto do MS Project, os membros do time do projeto necessitam saber as tarefas para as quais eles são atribuídos e quem está dependendo de suas tarefas, por sua vez, fazer seu trabalho, por exemplo. Provavelmente será preciso que eles também vejam o cronograma completo do projeto para ter uma boa noção de escopo e direção focalizada.
Os relatórios do MS Project facilitam e muito a comunicação do que está acontecendo no projeto, e por permitirem personalização, permitem adaptação do formato das informações às preferências das partes interessadas, conforme planejamento das comunicações.
Aquisições
É necessário planejar o gerenciamento de aquisições, documentar as decisões de compra do projeto, especificar a abordagem que será usada para realizar essas aquisições e identificar potenciais fornecedores que atendam às demandas existentes. Ou seja, o planejamento da gestão de aquisições diz respeito a traduzir o que será adquirido e como será adquirido. Após avaliação das propostas recebidas, é necessário escolher o fornecedor que melhor atende às necessidades e estabelecer uma parceria. Dependendo das características do projeto, é possível ter mais de um fornecedor, entretanto este fato depende da estratégia do projeto. Uma vez definidas as características da solução a ser entregue e contratada com os fornecedores, o próximo passo é acompanhar o desempenho de cada um dos fornecedores em relação ao que está estabelecido em contrato. À medida que o trabalho evolui, é natural que sejam feitas alterações e correções, que também serão geridas nesta fase do controle das aquisições. As etapas e o fluxo de suprimentos devem ser detalhados no cronograma, garantindo que os processos de compras serão iniciados no momento certo e que os insumos e/ou serviços estarão disponíveis no momento certo.
O planejamento é essencial para o sucesso de qualquer projeto, e mesmo que este planejamento seja realizado de maneira diferente, de acordo com o ciclo de vida de cada projeto (preditivo, adaptativo, iterativo, incremental ou híbrido), ele sempre estará presente. Em projetos com características mais preditivas, as etapas costumam ser sequenciais, ou seja, o planejamento normalmente acontece em uma única etapa nas fases iniciais do ciclo de vida. No outro extremo, em projetos com características adaptativas, este planejamento acontece de forma fracionada, ao início de cada fase ou sprint. O uso do MS Project já se tornou indispensável na vida do gerente de projetos. Inclusive para quem está gerenciando o projeto de uma grande parada industrial e o utiliza para otimizar seu tempo e consequentemente as atividades da parada de planta.
Para se beneficiar de todas as ferramentas oferecidas pelo software, é preciso além de compreendê-lo, estar alinhado com o conhecimento dos conceitos e as boas práticas para a condução eficaz de um projeto. O software é uma excelente ferramenta de apoio, que embora de fácil utilização, pode criar uma falsa ideia de domínio do mesmo, impedindo o uso de todas as suas funcionalidades. Portanto, para utilizar o MS Project em seu máximo, vale aprender a traçar cronogramas e planos de ataque, além de atribuir os recursos necessários até a conclusão de uma obra.