Compreendendo de um vez por todas o que são projetos, programas e portfólios

A velocidade com que as mudanças e comunicações acontecem no ambiente corporativo faz com que as organizações precisem cada vez mais otimizar seus processos e negócios, reduzir seus custos e levar ao público produtos e serviços inovadores, superando as expectativas de seus clientes.

Esta competitividade cada vez mais acirrada faz com que as empresas busquem o gerenciamento estratégico de projetos, programas e portfólios a fim de atingir os seus objetivos dentro do custo, prazo e qualidade esperados, garantindo que o portfólio de projetos gere benefícios que agreguem valor ao negócio, sem expor a organização a riscos desnecessário.

Mas afinal, você compreende bem o que são projetos, programas e portfólios?

O objetivo desse texto é nivelar os conhecimentos sobre projetos, programas e portfólios, três conceitos que estão interligados e precisam ser bem compreendidos por todos os integrantes das equipes de projetos:

Projetos

Para a definição de projeto, recorremos ao PMBOK®, guia de extrema relevância na gestão de projetos, elaborado pelo Project Management Institute (PMI)®. No guia, projeto é definido como “esforço temporário empreendido para criar um novo produto, serviço e resultado exclusivo”.

Projetos são temporários: Os projetos possuem início e fim e o mesmo termina quando os objetivos definidos previamente nas etapas de iniciação e planejamento forem atingidos.

Projetos geram resultados exclusivos: Ele se torna exclusivo por apresentar resultados com caractísticas-chaves únicas, ou seja, que não haviam sido criados da mesma forma anteriormente.

Projetos são realizados por pessoas: O gerenciamento se refere à ação e ao efeito de conduzir pessoas (a equipe do projeto) a realizarem as atividades necessárias para que os objetivos do projeto sejam atingidos.

Este mesmo guia define o gerenciamento de projetos como a “aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos seus requisitos”. Em sua sexta edição, o guia trás 49 processos que são didaticamente organizados em dez áreas de conhecimento (integração, escopo, cronograma, custo, qualidade, recursos, comunicações, riscos, aquisições e partes interessadas).

Programas

Um programa é definido pelo PMBOK® como um grupo de projetos relacionados gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios estratégicos e controle que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente. Os programas podem conter elementos de trabalho relacionado fora do escopo de projetos distintos no programa. Um projeto pode ou não fazer parte de um programa, mas um programa sempre terá projetos.

Os programas são um conjunto de projetos bem articulados, com uma ligação entre si e que visam objetivos e benefícios comuns. Os programas podem ser idealizados como um projeto mais complexo, desmembrado em outros menores ou por um agregado de projetos relacionados de certa forma, que irão gerar algum benefício comum. Para ficar mais fácil a compreensão, aqui vai um exemplo:

A Copa do Mundo no Brasil, em 2014, pode ser tratada como um exemplo de programa e tem como benefícios a geração, atração turistas estrangeiros e impactos econômicos. Para que se atinja estes benefícios do programa, há vários projetos como a construção e reforma dos estádios e estradas, ampliação do sistema de aeroportos, dentre outros. Todos estes projetos impactam diretamente nos benefícios do programa ‘Copa do Mundo’.

Portfólios

Um portfólio é composto por um agrupamento de projetos, programas e outras atividades que estejam totalmente alinhados com os objetivos estratégicos da empresa. De acordo com o PMBOK®, o gerenciamento de portfólios se concentra em assegurar que os projetos e programas sejam analisados a fim de priorizar a alocação de recursos, e seja consistente e alinhado com as estratégias organizacionais.

O gerenciamento de portfólio está ligado à análise estratégica e gerenciamento financeiro das diversas iniciativas presentes na empresa. É mais amplo que os outros dois conceitos e mais interligado aos tomadores de decisão da organização. Acopla também os projetos relacionados aos objetivos estratégicos da companhia.

Em muitos casos, não importa quais são os tipos de aplicação envolvidas, mas apenas que a carteira como um todo gere resultados positivos. O objetivo do gerenciamento de portfólios é ter visão estratégica dos projetos e contribuir para a maximização dos resultados com base nos recursos escassos, afinal, ninguém tem todos os recursos para todos os projetos e programas, o que significa que devemos priorizar os que trarão melhores resultados.

Conclusão

Compreendendo bem cada um destes pontos iniciais no estudo de gerenciamento de projetos, a equipe estará mais integrada e alinhada com os objetivos da organização. E não é somente privilégio do gerente de projetos saber cada um destes itens. Todos devem estar cientes dos conceitos para um melhor rendimento no trabalho e entendimento de suas respectivas funções.

Mesmo compreendendo estas noções de gestão de projetos, dependendo do porte ou tamanho da empresa ou do projeto em questão, às vezes, a capacitação da equipe e a contratação de serviços de consultoria na área com profissionais especializados e focados na resolução dos problemas específicos dos projetos pode ser a melhor solução viável para que seus resultados sejam muito mais eficientes.