Não cometa esses erros no gerenciamento de suas paradas industriais

Alguns erros que acontecem no gerenciamento de grandes paradas de plantas industriais, poderiam ser facilmente evitados. Porém, a inexperiência ou sobrecarga de trabalho da equipe faz com que eles acabem sendo recorrentes, o que gera um grande risco, pois possuem alto potencial de impacto.

Introdução

Paradas de plantas industriais são projetos de grande complexidade, pois além de todas as incertezas inerentes a qualquer projeto, elas geralmente acontecem em um ambiente de alto risco (materiais inflamáveis, trabalho em altura, espaço confinado, pisos escorregadios, quedas de materiais, sobreposição de serviços, equipamentos perigosos e altas temperaturas são algumas das diversas fontes de riscos existentes). Além disso, o prazo para a execução do serviço é curto e o número de stakeholders envolvidos é alto. Este tipo de projeto também demanda muitos recursos, como equipamentos altamente especializados e um grande contingente de recursos humanos.

Por estas e outras razões, a elaboração de um planejamento efetivo está diretamente relacionada ao sucesso da parada da planta. E o estudo de lições aprendidas é uma excelente maneira de evitar que erros ocorram em seu projeto.

Nesse texto serão apresentados alguns dos principais erros cometidos no planejamento e gerenciamento de paradas de plantas industriais. Conheça os erros mais comuns e evite cometê-los.

APRENDA COM ESSES ERROS

 1- Má elaboração do escopo

A definição do escopo da parada é um dos maiores desafios para a equipe de planejamento. Há uma série de variáveis a serem analisadas pela equipe que podem impactar nessa definição do escopo.

Normalmente, existem diferentes fontes de demanda para os serviços que serão realizados, como por exemplo:

• Lista de serviços de manutenção que devem acontecer com certa periodicidade a fim de garantir a vida útil do equipamento, como por exemplo troca de peças essenciais de grande porte que só podem acontecer com o equipamento parado, desmontado e que precisa de um longo prazo para ser realizado;
• Projetos de Engenharia (ou Serviços de CAPEX), normalmente propostos pela equipe de engenharia com objetivo de modernizar ou aumentar a vida útil do equipamento;
• Adequações para atendimento às NR’s (Normas regulamentadoras);
• Adequações ou melhorias sugeridas pelo fornecedor do equipamentos;

Dada a grande demanda por serviços, a consolidação do escopo acaba sendo um desafio. E essa dificuldade dar-se por dois principais motivos: ou a verba disponível não é suficiente para a realização de todas as demandas, sendo necessário uma priorização do que será executado; ou o prazo estimado para a execução dos serviços ultrapassa o limite máximo de dias disponibilizados pela operação sem impactar na viabilidade do negócio por parte da produção.

A definição do escopo, portanto, envolve um balanceamento das restrições, sendo necessária uma tomada de decisão sobre o custo x benefício da realização dos serviços na parada.  Porém essa tomada de decisão não é simples, pois a decisão pela não realização de um serviço pode comprometer a confiabilidade operacional do equipamento para a próxima campanha.

Mas, simples ou não, ao se planejar uma parada industrial, é de extrema importância que o escopo seja muito bem elaborado e definido, pois é a partir dele que o cronograma e o orçamento são elaborados. Uma boa elaboração do escopo inclui a análise de incertezas sobre o que deve ser executado durante a parada e está intimamente correlacionada a uma efetiva gestão de riscos do projeto (e do negócio).

Essas incertezas podem ser esclarecidas através de relatórios feitos em paradas anteriores, relatórios de inspeção e/ou manutenção dos equipamentos, das recomendações do fabricante, do acompanhamento diário da situação do equipamento, do tipo de carga ou da situação operacional.  A análise destas, possibilita que problemas que poderiam surgir durante a próxima campanha sejam prevenidos, permitindo assim o bom funcionamento da indústria.

2- Falta de mão de obra capacitada

As paradas envolvem grande quantidade de recursos humanos, materiais e equipamentos. Os materiais geralmente são bem específicos, os equipamentos podem envolver alta tecnologia e os profissionais precisam ser bem capacitados. Como estas contratações são realizadas visando estes serviços de curto prazo, há grande risco decorrente da qualidade (ou falta de qualidade) da mão de obra.

Este cenário gera um trade off desafiador, pois a busca pela redução de custos acaba tendendo para a contratação dos fornecedores com melhores preços, enquanto a complexidade dos serviços demanda mão de obra altamente qualificada, haja vista a especificidade técnica dos equipamentos e a velocidade com que os serviços precisam acontecer.

Pequenos fornecedores, por não possuírem recorrência na demanda dos serviços (lembra que as paradas são projetos que acontecem de forma esporádica?) podem contratar mão de obra temporária apenas para atender a uma determinada licitação ganha. Porém, quando isso acontece em uma parada, pode fazer com que esta não seja realizada da melhor maneira que poderia, trazendo perigos para o maquinário e para os próprios funcionários.

Ao se contratar uma mão de obra capacitada (ou com potencial de capacitação), é mais provável que o serviço será realizado corretamente. E ao se investir em treinamentos isso se potencializa, trazendo benefícios para a companhia através dos aprendizados agregados aos funcionários e um possível melhor funcionamento e maior vida útil do maquinário. Mas esse cenário nem sempre é possível, considerando os trade offs já mencionados neste texto. Uma solução muito comum realizada por grandes players  é a realização dos chamados contratos guarda-chuva. Ou seja, são realizadas negociações por períodos maiores e todas as demandas de serviços de uma organização (às vezes incluindo uma única planta industrial ou mais) são concentradas no fornecedor que apresenta melhor capacidade técnica somada à alta capacidade de gestão administrativa-financeira. Desta forma, havendo um maior volume de serviços a serem realizados, o fornecedor consegue manter sua equipe majoritariamente própria, aumentando assim a segurança dos contratantes.

Além da mão de obra terceira, existe a equipe interna da organização, que possui envolvimento direto no planejamento e execução da parada. Para esta equipe própria, é recomendado que a empresa tenha grande foco em sua capacitação. O mercado de trabalho industrial traz algumas certificações que garantem o mínimo de capacitação e experiência. Algumas dessas certificações são oferecidas pelo PMI (Project Management Institute), ABRAMAN (Associação Brasileira de Manutenção e Gestão de Ativos), Petrobras, SMRP (Society for Maintenance & Reliability Professional) e ABENDI (Associação Brasileira de Ensaios Não Destrutivos).

3- Falhas de comunicação

 Os erros na comunicação são a maior causa de falhas em projetos. E no contexto das indústrias ainda é percebida uma pequena “resistência” na aceitação da importância deste tema. Apesar das paradas acontecerem em um ambiente altamente técnico, é de extrema importância que haja uma boa comunicação nas paradas de plantas industriais para que falhas sejam evitadas. Desde a etapa de levantamento do escopo, onde é necessário coletar os requisitos com todas as partes interessadas a fim de se tomar a decisão mais assertiva sobre o mix de serviços a serem realizados:

• envolvimento da equipe da operação para entendimento mais detalhado sobre o funcionamento dos equipamentos e expectativas da entrega, afinal, eles serão os usuários finais;
• a da área de segurança (engenharia de segurança e segurança do trabalho), que poderá orientar sobre as atividades de inspeção que podem impactar os prazos do cronograma, planos de rigging e procedimentos de segurança que podem impactar os custos e demais riscos a serem gerenciados. Afinal, por mais importantes que sejam os pilares prazo e custo, não se pode haver qualquer tipo de negociação quando se trata da vida de um ser humano;
• equipe de saúde e meio ambiente, para entendimento sobre possíveis impactos;
• equipe financeira, para análises do fluxo de desembolso dos serviços (quando aplicável, considerando que muitas vezes a limitação da verba de uma parada está atrelada a determinada competência;
• suprimentos para entendimento dos prazos de compras e fornecimento; dentre outros.

Todos estes pontos devem ser percebidos logo nas fases iniciais do planejamento.

Há ferramentas e boas práticas que facilitam a efetividade das comunicações. A existência de uma matriz de comunicação, por exemplo, é de uma grande importância, pois é através dela que serão descritos os principais assuntos informados, quais ações são esperadas, quem enviará as informações e quem deverá recebê-las, por qual meio e de quanto em quanto tempo.

A comunicação entre equipes, clientes e partes interessadas pode ser feita através de intranets, reuniões, e até mesmo através de softwares de gerenciamento como o Power BI. Pode-se destacar a importância das reuniões, que são essenciais para as tomadas de decisão, transmissão das informações mais importantes às partes interessadas e discussão de novas ideias. Mas é essencial que as reuniões sejam produtivas e efetivas, até para maximizar que os envolvidos estejam dispostos a sempre participar. Para isso, técnicas de facilitação também são bem vindas.

Conclusão

Estes são erros comuns e que possuem um grande potencial para gerar problemas de alto impacto ao longo de uma parada industrial. Analise e aprenda estas lições e não deixe que estes erros aconteçam nas grandes paradas de sua organização.

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