Fazer a projeção de custos definindo o orçamento mais provável para o projeto é um grande desafio para os gerentes. Por isso, preparamos cinco dicas essenciais para se elaborar um orçamento com maior assertividade.
- Interprete e conheça o escopo do projeto
Pode parecer óbvio, mas o entendimento do escopo do projeto nem sempre é claro. A definição e entendimento de todas as entregas e resultados esperados do projeto são essenciais para a elaboração do orçamento, pois, a partir disso, são definidos todos os recursos e demais custos envolvidos no projeto. Dessa forma, certifique-se de que há entendimento de todas as entregas do projeto e tire todas as dúvidas que possam surgir.
- Faça o levantamento quantitativo de maneira assertiva
O levantamento quantitativo é a etapa na qual são levantadas as quantidades de materiais e serviços necessários à execução do projeto. Para isso, o orçamentista deve interpretar todos os projetos executivos e especificações técnicas para definir os recursos necessários e suas respectivas quantidades, possibilitando fazer as cotações de todos os itens com os fornecedores.
- Mensure os custos diretos e indiretos
Os custos diretos são os custos ligados à execução das entregas de um determinado projeto. Já os custos indiretos, são aqueles que não estão ligados a apenas um projeto e devem ser rateados entre diversos projetos e outras atividades. Na composição dos custos, é importante considerar também os custos indiretos para que o orçamento seja compatível com a realidade do projeto.
- Inclua as reservas gerenciais e de contingência
A identificação dos riscos do projeto impacta diretamente na elaboração do orçamento. A partir da identificação de possíveis desvios que podem ocorrer na execução do projeto, como a necessidade de material extra, o orçamentista deve calcular os custos e incluí-lo em seu valor total. Existem dois tipos de reservas: gerencial e de contingência. A reserva de contingência inclui todos os custos que podem ser efetivados de acordo com os riscos identificados. Na reserva gerencial, considera-se uma porcentagem a mais no valor final do orçamento que se refere a riscos que não foram previamente identificados, mas que podem ser efetivados ao longo do projeto. Para ter maior assertividade, identifique de maneira embasada e inclua os dois tipos de reservas no orçamento do projeto.
- Elabore a planilha orçamentária com clareza
Independentemente da ferramenta que se utiliza, se é o Excel ou algum software de orçamentação, o orçamento final deve ser claro para que todas as partes do projeto o entendam. Além disso, seu detalhamento é extremamente importante para o monitoramento e controle durante a execução do projeto. Só assim, será possível comparar o previsto versus realizado dos custos, possibilitando a tomada de ações preventivas e corretivas a fim de que o projeto cumpra seu escopo final dentro do orçamento aprovado por seus patrocinadores.
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