6 Dicas de Utilização do MS Project para o Gerenciamento de Projetos

O uso do MS Project já se tornou indispensável na vida do gerente de projetos. Inclusive para Gabriel, que está gerenciando o projeto de uma grande parada industrial e o utiliza para otimizar seu tempo e consequentemente as atividades da parada de planta.

Mas será que Gabriel já conhece todas as possibilidades de utilização do MS Project?

Introdução

De acordo com o PMBOK®, projeto é um empreendimento temporário, que visa criar um produto, serviço ou resultado único. E o conceito de Gerenciamento de Projetos é basicamente uma combinação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas que auxilia a prever e controlar os resultados dos esforços empreendidos pela sua empresa, temporariamente, para criar algum tipo de resultado único ou final. 

Neste sentido, as ferramentas de apoio ao Gerenciamento de Projetos devem ser capazes de te dar respostas rápidas para algumas perguntas como: Quais tarefas devem ser executadas, e em que ordem, para produzir o resultado desejado do projeto? Quando cada tarefa deve ser executada e qual o prazo final? Quem completará essas tarefas? Qual será o seu custo? E se algumas tarefas não forem concluídas de acordo com o cronograma? Qual é a melhor maneira de comunicar os detalhes do projeto às pessoas interessadas nele?

Uma das ferramentas mais utilizadas no Gerenciamento de Projetos é o MS Project, ferramenta de gerenciamento de tempo da Microsoft. Ele permite ao responsável pelo planejamento, a execução ou controle de uma série de atividades que se relacionam de certa maneira, trabalhar alinhado à utilização de recursos, cronogramas, custos e as principais áreas do gerenciamento de projetos definidas pelo PMBOK®. 

O MS Project pode fornecer essas respostas e ainda muitas outras questões diferentes e específicas que surgirão em qualquer projeto que você venha a participar da sua execução.

Deve-se sempre lembrar de que, por melhor que seja a ferramenta de gerenciamento de projetos que decidir usar, ela nunca poderá substituir o seu bom julgamento e experiência adquiridos com o tempo. 

Abaixo segue uma lista de seis dicas de como o MS Project ajuda no desempenho dos projetos: 

1- Decompor o trabalho:

O MS Project fornece a possibilidade de facilmente capturar e organizar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP ou WBS – Work Breakdown Structure). O uso de recuo faz com que seja fácil decompor o trabalho do mais alto nível (fases) do projeto para os níveis mais baixos (tarefas) do projeto. Além disso, a capacidade de recolher as seções específicas do cronograma permite que você se concentre em áreas específicas da divisão de trabalho. 

Algumas equipes de projeto preferem uma representação gráfica da divisão de trabalho.
As tarefas podem ser facilmente importadas e/ou exportadas do MS Project para outras ferramentas para atender o desejo de visualizar graficamente a WBS. 

Vale ressaltar que a EAP é decomposta até o nível do pacote de trabalho e que no MS Project há também a decomposição dos pacotes de trabalho nas atividades do projeto.

2- Sequenciar atividades:

Relações de dependência são utilizados para ligar duas tarefas da maneira mais lógica possível. O padrão no MS Project é Término-para-Início (TI), mas isso pode não ser a relação que melhor define a dependência entre duas tarefas.

Esta ligação pode representar uma dependência “hard” (conhecida como mandatória), ou uma dependência “soft” ou “discricionária” (relação criada para estabelecer um fluxo lógico das atividades do projeto). Além de estabelecer o relacionamento, predecessoras e sucessoras pode ser utilizado para criar “leads” (antecipações ou sobreposições) e “lags” (esperas ou lacunas) entre atividades do cronograma.

MS Project oferece muita flexibilidade para garantir que o Gerente de Projeto tenha a capacidade de sequenciar as atividades e refletir como o trabalho será executado. 

3- Criar a linha do tempo:

Após as atividades do projeto, durações e dependências serem carregadas, a programação está começando a tomar forma. A visão do gráfico de Gantt é uma das ferramentas mais eficazes para apresentar o cronograma associado a tarefas de resumo e principais etapas.
Utilize os filtros do MS Project para limitar a apresentação das tarefas. 

4- Gerenciar a utilização e carga de recursos:

A mecânica de carregamento de recursos para o cronograma do projeto é muito simples. O MS Project fornece a capacidade de carregar tanto esforços baseados em horas estimadas para completar ou percentual do recurso é alocado para as tarefas.

Além disso, a exibição de utilização de recursos mostra o esforço planejado para cada membro da equipe e a capacidade de fazer os ajustes apropriados para “nivelar” a utilização dos recursos.

5- Analisar o progresso do projeto:

Manter o cronograma do projeto ao longo de sua execução é indicado ao gerente para informar como está “progredindo o cronograma”.

No MS Project o gerente de projeto tem a capacidade de atualizar a porcentagem concluída, estimativa para completar e o esforço do trabalho efetivo. Além disso, o gerente de projeto faz atualizações em duração e estimativas do trabalho, dependências e tarefas para garantir que a programação continue a refletir como o trabalho planejado será concluído. 

6- Compreender os impactos do projeto:

Após a conclusão do processo de planejamento, uma “fotografia” da linha de base do cronograma do projeto é salva no MS Project. Esta linha de base permite medir o desempenho do cronograma atual contra o plano original e assim, entender e comunicar os impactos reais e planejados para o cronograma do projeto.

Esses impactos se refletem no cronograma como variações que são capturadas para o início e término de cada atividade, as tarefas de resumo (fases do projeto) e os marcos dos projetos.

São diversas as possibilidades de uso do MS Project no gerenciamento de projetos. Caso possua mais uma dica a deixe nos comentários!

E ai Gabriel, vamos potencializar ainda mais este trabalho?