A realização de projetos é essencial para que as organizações atinjam seus objetivos estratégicos. E além de gerenciar cada um dos projetos de forma efetiva, é essencial selecionar as iniciativas que mais contribuem para os objetivos estratégicos da organização. Afinal, de nada adianta gerenciar certo um projeto que nem deveria estar sendo realizado, concordam? Nesse contexto, o gerenciamento de portfólio faz o uso de técnicas, conhecimentos e estratégias na gestão de trabalhos integrados de diversos projetos, a fim de maximizar e otimizar o valor que o portfólio agrega à organização.
O que é um portfólio?
O portfólio, com base na definição do PMI (Project Management Institute), é o conjunto dos projetos, programas, subportfólios e demais atividades necessárias para que uma organização atinja os seus objetivos estratégicos.
Todos os projetos devem ter objetivos, metas e definições específicas, mas precisam sempre estar em sincronia e de acordo com as metas e prazos acordados com a gerência do portfólio.
Por que fazer a gestão de portfólio?
A gestão de portfólios tem o objetivo de gerir os vários projetos e estratégias de uma organização. Através deste gerenciamento, o gestor de portfólio verifica se o projeto está sendo realizado de forma eficiente e lucrativa, em sintonia com os objetivos estratégicos da organização.
Para se obter uma boa gestão de portfólio é preciso considerar os retornos desejados, riscos, recursos e inter-relação entre investimentos. As ferramentas para gestão de portfólio de projetos usadas de forma corretas podem gerar maior alinhamento entre os objetivos e projetos da empresa, identificando os projetos potenciais e entendendo indicadores como VPL (Valor Presente Líquido), payback, TIR (Taxa Interna de Retorno) e valor absoluto projetado; Facilidade nas tomadas de decisões em torno de projetos conflitantes; Obtenção de melhor governança e supervisão no gerenciamento de projetos; Visão do cenário geral da empresa, apresentando quais profissionais estão disponíveis. Contudo, para isso, é necessário tomar algumas cautelas como, por exemplo, ter objetivos que sejam realizáveis dentro do planejamento estratégico, ter uma visão veemente clara do que significa a gestão de portfólios dentro da empresa, e definir muito bem a governança do portfólio.
Erros comuns na gestão de portfólio
Alguns erros muito comuns na gestão de portfólios, e que devem ser evitados, são:
· Não refletem a estratégia da empresa: Os esforços de uma organização devem ser direcionados à realização das atividades que melhor contribuem para seus objetivos estratégicos. Por este motivo, o portfólio de projetos deve refletir um desdobramento dos objetivos estratégicos organizacionais.
· Baixa qualidade dos portfólios para a formalização das demandas dos projetos: A efetiva gestão do portfólio requer que sejam realizadas diversas atividades. E quando estes processos não são bem executados tendem a não maximizar o valor da carteira. Os processos de gestão de portfólio, como identificação dos projetos potenciais; classificação, avaliação, seleção e priorização destes projetos; aprovação dos projetos priorizados; balanceamento e monitoramento do portfólio são essenciais para a alta qualidade da gestão.
· Falta de decisão para o momento correto de início dos projetos (Go/No Go): A aprovação oficial para iniciação de um projeto deve ser assertiva e alinhada ao ciclo de vida do portfólio. Caso contrário, a organização pode perder o tempo para coletar os benefícios a serem gerados pelos projetos.
· Mudanças de prioridade: mudanças acontecem e são cada vez mais comuns no ambiente negócios. Estas mudanças, entretanto, devem acontecer a partir de regras previamente estabelecidas (a governança do portfólio), garantindo que o portfólio esteja sempre alinhado às necessidades organizacionais. O erro cometido em muitas organizações é alterar a prioridade de forma aleatória, sem avaliar os impactos destas mudanças.
· Falta de agilidade para a avaliação de novas demandas: O ambiente organizacional é dinâmico. Por este motivo, novas demandas de projetos sempre irão surgir, seja por oportunidaes de mercado, solicitação de clientes ou alterações de legislações. É de suma importância, portanto, que o processo de avaliação dessas demandas seja efetivo e ágil, pois caso não seja, a empresa correrá riscos, pois poderá estar perdendo uma importante oportunidade ou avaliará de forma ineficiente a priorização dos projetos no portfólio.
· Recursos escassos e/ou sem foco: a gestão do portfólio demanda atenção. Mas apesar de ser uma atividade estratégica para a sustentabilidade organizacional, é frequente as organizações não possuírem alguém responsável por esta análise. Isso acaba gerando desperdícios de recursos que podem estar sendo consumidos em atividades não prioritárias.
Impacto da gestão de portfólios nos diversos papéis da organização:
O gerenciamento de portfólio possibilita que as organizações e gerentes tenham um panorama geral, representando uma vantagem para cada profissional:
· Executivos: entendem como cada projeto maximiza o valor do portfólio e como o portfólio gera valor para a organização
· Gerentes de Projetos: possuem direcionamentos estratégicos e compreendem a importância do seu projeto no portfólio.
· Stakeholders: mantidos informados por meio de Feedback confiável e consistente.
Os executivos são os representantes do negócio, ou seja, eles conhecem as demandas e os objetivos estratégicos da organização, por isso direcionam como o resultado dos portfólios impacta diretamente nos resultados da organização.
O gerente de projetos tem como responsabilidade gerenciar o trabalho para que o produto de cada projeto em específico seja entregue conforme os planejado. Dessa forma, o gerente de projetos deve entender qual que é o alinhamento do seu plano aos objetivos do portfólio como um todo, bem como entender o impacto do seu projeto nos outros dentro do portfólio e, também, o impacto dos outros projetos no seu próprio projeto em específico, afinal pode haver conflitos de recursos que resultariam no impacto de prazos e custos dentro desse planejamento, uma vez que o gerente precisa estar alinhado e validando isso com o gerente de portfólio. Também é importante compartilhar lições aprendidas do projeto, lições essas que são compartilhadas dentro do portfólio (normalmente são consolidas pelo PMO.
Stakeholder são todos as partes interessadas, ou seja, todas as pessoas ou organizações que podem ser impactadas diretamente ou indiretamente pelo sucesso ou insucesso do projeto ou de uma atividade do projeto. Desta forma, quando o portfólio é gerenciado de forma efetiva ele direciona para que cada projeto entregue o seu valor para os stakeholders do projeto de forma mais acertiva. Da mesma forma ela garante que o portfólio entregue mais valor para os stakeholders do portfólio.
Gestão de Portfólio na prática
Qual o papel do gerente de portfólio?
O gerente de portfólio tem a função de controlar o processo e fatores, seja interno ou externo, de todos os projetos, assim como seus recursos, prazos, alinhamento de metas e objetivos estratégicos. Outra tarefa do gerente de portfólios seria a de avaliar se um projeto é realmente vantajoso para a empresa, e caso não seja, o gerente deve identificar e planejar a melhor estratégia para reverter a situação positivando o projeto e fazendo que ele seja viável ou justificando a não realização deste.
Em geral, o papel do gerente de portfólio é contribuir para que o conjunto de projetos alcance os objetivos estratégicos da organização e gerenciar os gestores de projetos e programas para que trabalhem de forma homogênea e em sincronia com a empresa.
Pingback: Sua empresa é capaz de gerar resultados através de projetos? – Sigma Gerenciamento de Projetos
Pingback: Sua empresa é capaz de gerar resultados através de projetos? - Sigma Gerenciamento de Projetos