5 dicas de como fazer um acompanhamento de projeto de forma eficiente

Todo projeto está sujeito a incertezas e mudanças. E se você acompanha nossos conteúdos deve saber que um planejamento assertivo é essencial para reduzir os riscos e otimizar a entrega dos benefícios dos projetos. Mas… será que apenas planejar é suficiente? Como os projetos estão sujeito a imprevistos e problemas, o monitoramento e o controle são essenciais para mantê-los no rumo certo. Afinal, o melhor planejamento do mundo não adianta de nada se não for cumprido. Certo?

Por isso, nós da Sigma Gerenciamento de projetos resolvemos listar 5 dicas para te auxiliar a fazer um acompanhamento de projeto efetivo, envolvendo a integração da equipe e priorizando a entrega dos benefícios do projeto.

O monitoramento e controle deve acontecer ao longo de todo o ciclo de vida do projeto. Trata-se de um conjunto de práticas e processos que permitem ao gerente de projetos acompanhar o que está acontecendo no projeto, comparando com o planejado e tomando as ações necessárias para que o projeto se mantenha no rumo certo.

1- Estimule o sucesso do seu projeto.

O sucesso dos projetos está diretamente ligado à capacidade que a organização tem de criar um ambiente favorável, pois muitas vezes o gerente/coordenador do projeto não dispõe de autoridade suficiente para influenciar isoladamente os resultados. Para estimular o sucesso do projeto, várias ações podem ser tomadas pelo gerente e pelo time do projeto nos âmbitos técnico e comportamental. Essas ações incluem: selecionar corretamente os membros-chave do time do projeto, desenvolver um senso de comprometimento em toda a equipe, buscar autoridade suficiente para conduzir o projeto, coordenar e manter uma relação de respeito e cordialidade com o cliente, os fornecedores e outras partes interessadas; determinar quais processos precisam de melhorias, especialmente os mais importantes; desenvolver estimativas de custos, prazos e qualidade realistas; desenvolver alternativas de backup em antecedência aos problemas; manter as modificações sob controle; dar prioridade à missão ou meta do projeto; evitar o otimismo ou o pessimismo exagerado; desenvolver e manter estreitas linhas de comunicação informal; evitar um número excessivo de relatórios e análises; evitar excessiva pressão sobre o time durante períodos críticos.

2- Incentive a proatividade em sua equipe.

A proatividade é a capacidade de antecipar situações, estando preparado para lidar com elas antes mesmo de acontecerem. Dessa forma, é possível prever um problema e planejar sua solução de forma independente, sem que ninguém precise lhe dizer o que fazer. O profissional proativo é aquele que não espera ordens para se movimentar. Ou seja, não espere que um problema aconteça para que seja feito o reparo do mesmo. Para o sucesso de um projeto é necessário que haja organização e planejamento. Uma equipe de gerenciamento de projetos bem preparada é o ideal para que esse objetivo seja atingido de forma mais assertiva.

3- Monitore os riscos do projeto.

Durante a etapa de planejamento, deve-se definir quais indicadores serão utilizados para acompanhar o progresso do projeto e quais riscos estão associados a cada objetivo. Estas definições geram um plano de controle do projeto. Acompanhar o plano controle do projeto tem como objetivo reduzir riscos negativos. Esta etapa visa acompanhar de modo contínuo a evolução dos riscos identificados, com foco nos riscos priorizados. Deve‐se monitorar eventuais modificações nas suas condições e estimativas de probabilidade de ocorrência e impacto, bem como verificar a efetividade dos planos de respostas. O monitoramento de riscos também tem como responsabilidade identificar, analisar e responder a novos eventos que possam gerar ameaças ou oportunidades ao projeto. Deve-se também monitorar o uso das reservas de contingência existentes para o projeto, medir a efetividade das respostas aos riscos e a evolução da exposição total dos riscos. O monitoramento dos custos do projeto deve garantir que os recursos financeiros consumidos na realização das atividades estejam de acordo com o orçamento aprovado para o projeto. Eventuais desvios devem ter as suas causas detectadas e documentadas, seguidos pela implementação de ações corretivas.


4- Gerencie as expectativas das partes interessadas.

O gerenciamento das expectativas, visa garantir que o engajamento das partes interessadas está trazendo benefícios para o projeto. Envolve comunicar e interagir proativamente com as partes interessadas, utilizando as estratégias definidas no plano de comunicação, antecipar potenciais problemas que possam impactar negativamente o projeto e manter o engajamento de todos em prol dos objetivos do projeto. Gerenciar as expectativas das partes interessadas reduz as ameaças ao projeto provocadas por questões não solucionadas pela equipe, por isso é sempre importante manter a proatividade equipe como mencionamos no item 2.


5- Facilite a comunicação.

A comunicação se dá pelo processo de desenvolver uma abordagem apropriada e um plano de comunicações do projeto com base nas necessidades de informação, nos requisitos das partes interessadas e nos ativos organizacionais disponíveis. É necessário garantir que todas as informações desejadas cheguem às pessoas corretas no tempo certo e de maneira economicamente viável. O gerente de projeto utiliza-se da comunicação para assegurar que o time do projeto trabalhe de maneira integrada para resolver os problemas do projeto e aproveitar suas oportunidades. Sendo assim, o processo de monitorar e controlar as comunicações no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto, para assegurar que as necessidades de informação das partes do projeto sejam atingidas, é crucial para que o projeto seja bem sucedido.

Agora que você tem ciência dessas dicas, ficará mais fácil realizar um acompanhamento de projeto de forma eficiente. Uma vez que estamos todos fadados ao fato de imprevistos acontecerem temos que nos prevenir e acompanhar os nossos projetos de forma bem eficiente e ágil, já que se houver algum problema de última hora, precisaremos estar atentos a resolução dessas possíveis surpresas e continuar na produção do nosso projeto para uma resolução assertiva e de sucesso.

Aqui em nosso blog temos também outros conteúdos que podem te auxiliar a sanar mais algumas dúvidas sobre o tema e também a te instruir um pouco mais sobre essa nossa especialidade que é o gerenciamento de projetos.

Fontes:

Livro: VARGAS, Ricardo Viana. Gerenciamento de Projetos: Estabelecendo Diferenciais Competitivos. 8ª Edição.

Equipe Sigma Gerenciamento de Projetos