A importância da Comunicação na Gestão de Projetos

A comunicação dentro de uma organização é fundamental para o bom funcionamento de toda a empresa. Todos os funcionários devem estar cientes da forma com que a mesma está sendo gerida e, principalmente, sobre os serviços e projetos que está realizando. Caso esta comunicação não estiver ocorrendo de forma efetiva, os riscos de insucesso dos projetos e, consequentemente, da empresa como um todo são muito grandes.

Em um levantamento realizado pelo PMI® (Project Management Institute Brasil) com 300 empresas de grande porte, 76% apontaram a falha na comunicação como o principal motivo para os projetos fracassarem. Segundo estudo feito pela revista Mundo Project Management (edição nº 67 Fev&/Mar/2016) dentre as barreiras à comunicação, destacam-se:

• Barreiras ligadas à informação:
• Informação incompleta ou filtrada;
• Falta de clareza da informação.

• Barreiras ligadas ao indivíduo:
• Percepção associada ao conhecimento, à educação e experiência do indivíduo.

• Barreiras ligadas à relação entre o emissor e o receptor:
• Necessidades divergentes entre emissor e receptor;
• Posição, status e competição entre emissor e receptor.

• Barreiras ligadas ao projeto:
• Falta de plano de comunicação formal;
• Falta de comunicação mais frequente.

Diante destes obstáculos, o gerenciamento adequado das comunicações é essencial para o sucesso do projeto. De acordo com o PMI®, o gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam planejadas, coletadas, criadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas, gerenciadas, controladas, monitoradas e finalmente dispostas de maneira oportuna e apropriada. Além disso, o gerenciamento das comunicações faz parte dos processos de gerenciamento de projetos em que problemas de comunicação podem surgir de diversas formas e em diversos momentos no projeto. Estes problemas influenciam diretamente o desempenho de prazo e custo, comprometendo a qualidade do projeto.

Desta maneira, cabe ao gerente do projeto garantir a comunicação eficaz entre as diversas partes interessadas, por meio de um Plano de Comunicações do projeto, assegurando que os objetivos do projeto estejam bem alinhados em toda a cadeia de stakeholders (público alvo) e, consequentemente, potencializando seu sucesso.