Quando os projetos são necessários e quando eles devem ser gerenciados?

Como já explicitamos em nosso texto sobre projetos, eles são definidos como um esforço temporário que é realizado em prol da criação de determinado produto, serviço ou resultado exclusivo. Lembrando que os projetos possuem prazos definidos de início e de término. O término de um projeto é alcançado quando os objetivos do mesmo são atingidos. E você sabe quando um projeto é necessário e quando ele deve ser gerenciado?

Os projetos são temporários, únicos e realizados por pessoas. Mas você compreende o significado destas características?
Projetos temporários: Projetos possuem início e fim e o mesmo termina quando os objetivos definidos previamente nas etapas de iniciação e planejamento forem atingidos.


Projetos geram resultados exclusivos: Ele se torna exclusivo por apresentar resultados com características-chaves únicas, ou seja, que não haviam sido criados da mesma forma anteriormente.


Projetos são realizados por pessoas: O gerenciamento se refere à ação e ao efeito de conduzir pessoas (a equipe do projeto) a realizarem as atividades necessárias para que os objetivos do projeto sejam atingidos.
Independentemente se um projeto é temporário ou único, é necessário que sua gestão seja efetiva e tenha coesão em seu planejamento levando em conta os objetivos estratégicos que determinada organização gostaria de atingir.


Mas quando os projetos são necessários?

Segundo o PMBOK®, os líderes organizacionais iniciam projetos em resposta a fatores que afetam as suas organizações. Esses fatores podem ser agrupados em quatro grandes categorias que ilustram o contexto de um projeto:
Cumprir requisitos regulatórios, legais ou sociais
Atender a pedidos ou necessidades das partes interessadas
Implementar ou alterar estratégias de negócio ou tecnológicas
Criar, melhorar ou corrigir produtos, processos ou serviços
Estes fatores influenciam as operações em curso e as estratégias de negócio da organização, sendo necessário o desenvolvimento de soluções que mantenham a empresa competitiva. Nesse contexto, é essencial destacar a importância de se avaliar cuidadosamente a viabilidade de cada um dos projetos, vinculando estes aos objetivos estratégicos da organização e ao potencial de geração de valor ao negócio.

E quando os projetos devem ser gerenciados?

A aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de cumprir os seus requisitos resumem de forma bem básica no que consiste o gerenciamento de projetos, uma vez que este gerenciamento é realizado através da aplicação e integração apropriadas dos processos de gerenciamento de projetos identificados para o projeto. Sendo assim, os projetos devem sempre ser gerenciados. A gestão de projetos permite que as organizações executem projetos de forma eficaz e eficiente. Sendo assim, o gerenciamento de projetos eficaz ajuda indivíduos, grupos e organizações públicas e privadas a cumprirem os objetivos do negócios, satisfazerem as expectativas das partes interessadas, serem mais previsíveis, aumentarem suas chances de sucesso, entregarem os produtos certos no momento certo, resolverem problemas e questões, responderem a riscos em tempo hábil, otimizarem o uso dos recursos organizacionais, identificarem ou recuperarem ou eliminarem projetos com problemas, gerenciarem melhor as mudanças. Dessa forma, os projetos mal gerenciados ou a ausência do gerenciamento de projetos podem resultar em: prazos perdidos, estouros de orçamento, má qualidade, retrabalho, expansão descontrolado do projeto, perda de reputação para a organização, partes interessadas insatisfeitas e incapacidade de alcançar os objetivos para os quais o projeto foi empreendido. Quando a gestão de projetos é realizada levando em conta os pilares da empresa e aplicando as boas práticas do gerenciamento de projeto é notável que os resultados sejam os mais efetivos possíveis.

Os projetos são uma maneira chave de criar valor e benefícios nas organizações. No ambiente de negócios atual, os líderes organizacionais precisam ser capazes de gerenciar orçamentos cada vez mais apertados, prazos mais curtos, recursos mais escassos e uma tecnologia que muda rapidamente. O ambiente de negócios é dinâmico, com um ritmo acelerado de mudança. Dessa forma, para se manterem competitivas na economia mundial, as empresas estão adotando o gerenciamento de projetos para entregar valor de negócio de forma consistente. Por ser uma tarefa complexa e que exige conhecimento especializado, muitas empresas não apresentam as condições técnicas e gerenciais necessárias para conduzir sozinha o gerenciamento de todas as atividades envolvidas em um projeto. Nós, da Sigma Gerenciamento de Projetos, oferecemos serviços de consultoria voltadas ao gerenciamento dos projetos tendo em vista a potencialização dos resultados da sua organização.

Fonte: PMBOK® 6ª edição