As organizações vivem em um mercado cada vez mais competitivo, sendo que para sobreviverem precisam manter, melhorar e inovar suas operações, produtos e serviços. O planejamento e a execução de cada uma destas ações são, de uma maneira geral, realizados através de projetos. Projeto pode ser entendido como um grupo de pessoas que, durante um certo período, realizam um conjunto de ações para a obtenção de um determinado resultado. Resultados estes que são fundamentais para o sucesso organizacional e, por isso, precisam ser gerenciados de maneira adequada, garantindo que os objetivos destes sejam atingidos.
Os recursos organizacionais, entretanto, são escassos, sendo necessário priorizar os projetos que comporão o portfólio da empresa. Uma boa definição de portfólio é tal que um portfólio se refere a um conjunto de projetos, programas, subportfólios e operações gerenciados como um grupo para o alcance de objetivos estratégicos. Já os programas são conjuntos de projetos que devem ser gerenciados de maneira coordenada para se atingir um determinado benefício. (PMI, 2014)
Para saber mais sobre os conceitos de projetos, programas e portfólios, leia esse texto.
O gerenciamento de portfólios se alinha com as estratégias organizacionais selecionando os programas ou projetos certos, priorizando o trabalho e proporcionando os recursos necessários. Uma organização mede as suas capacidades e então planeja e implementa melhorias visando o alcance sistemático das melhores práticas. (PMI, 2014)
Enquanto o gerenciamento de projetos trata da realização do trabalho de maneira correta, a fim de atingir os objetivos individuais de cada projeto, o gerenciamento de portfólios visa que sejam realizados os projetos corretos (PMI, 2006). Ou seja, os componentes do portfólio devem estar alinhados com as metas e objetivos estratégicos, devendo conter apenas investimentos feitos ou planejados pela organização.
Por este motivo, o gerenciamento de portfólios pode ser visto como uma ponte entre o planejamento estratégico organizacional e o gerenciamento de projetos.
Além dos projetos, um portfólio também contempla os programas. Os programas representam um conjunto de projetos que devem ser gerenciados de forma coordenada para que os benefícios do programa sejam atingidos. Ou seja, estes benefícios, que podem financeiros ou não, só serão atingidos a partir dos resultados de todos os projetos do programa.
Conclui-se, portanto, que além de o gerenciamento efetivos dos projetos ser de suma importância para as organizações, é necessário que os esforços sejam destinados aos projetos estratégicos, aqueles que estão realmente alinhados aos objetivos organizacionais, otimizando a utilização dos recursos. Para este alinhamento, é fundamental que a empresa compreenda como gerenciar seus programas e portfólios adequadamente. Neste sentido, a contratação de consultoria especializada e a capacitação da equipe podem contribuir fortemente para alavancar o sucesso organizacional através da efetiva gestão de projetos, programas e portfólios.
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