Você já sabe que as paradas industriais são eventos de suma importância para as indústrias. Agora imagine você ter acesso a práticas mundialmente reconhecidas, podendo aplicá-las em suas paradas, maximizando suas chances de sucesso? Parece ótimo, certo?
Pois nós separamos dez boas práticas que foram definidas pelo IPA (Independent Project Analysis), uma empresa sediada nos Estados Unidos, cujo objetivo é analisar projetos de capital realizados em todo o mundo, e detalhamos aqui nesse texto para você.
Vem com a gente nessa leitura?
Buscadas ao redor do mundo, essas boas práticas tem influência global e foram criadas exatamente para que você obtenha o melhor resultado possível utilizando-as. O uso destas práticas reduz as ameaças e aumenta a segurança durante a realização das paradas industriais, além de permitirem uma maior taxa de sucesso em sua conclusão. Neste texto apresentaremos cada uma delas, e as detalharemos.
1- Plano de Segurança e Equipe de gerenciamento de riscos
Em um estudo feito pelo IPA, foi constatado que em 96% das paradas analisadas, com bons resultados de segurança, o Plano de Segurança havia sido implementado ao menos 6 meses antes da parada. A implementação de um Plano de Segurança e de uma Equipe de Gerenciamento de Riscos, garante que o projeto permaneça sob controle mesmo no caso de algo fora do previsto ocorrer.
O foco no plano de segurança da parada deve estar totalmente ligado à governança de SMS ou SSMA da organização (SMS significa Saúde, Meio ambiente e Segurança; e SSMA significa Saúde, Segurança e Meio Ambiente, nomenclaturas comuns nas organizações). Este plano consiste nas regras e diretrizes para garantir a saúde e a segurança das pessoas que trabalharão no evento da parada e também a proteção do meio ambiente. Um destaque que consiste na conscientização dos fornecedores de todas as frentes de serviço em relação à organização da limpeza e à arrumação para que não aconteça nenhum tipo de acidente, mediante bagunça ou desarrumação.
Para cada área específica da organização, como manutenção, operação e inspeção, existe uma metodologia mais apropriada para a identificação e tratamento de riscos. Ter uma equipe de segurança treinada para fazer inspeção durante toda a parada, em prol de estar sempre monitorando o que está acontecendo, é de suma importância. O gerenciamento de riscos também fornece conhecimento sobre o tipo de equipamento no qual está sendo realizado o trabalho, pois deficiências neste conhecimento técnico pode gerar acidentes.
Para uma boa análise da incerteza e do risco associado, é fundamental a percepção e aceitação da sua existência, ou seja, a sua identificação. Quando um risco é analisado, a preocupação é com o perigo relativo a este risco e, dependendo, pode-se associar a importância do evento ao perigo associado. Dessa maneira, pode-se criar uma escala de importância ou criticidade.
2- Seguir um cronograma
Os cronogramas de uma parada normalmente são feitos de forma individual para cada serviço a ser realizado. Sendo assim, é necessário primeiramente uma integração destes para que sejam evitados conflitos de serviços, trabalhos sobrepostos (por uma questão de segurança) e também para a definição dos turnos das empresas que irão prestar os serviços. Foi constatado que 85% das Paradas que tiveram alguma alteração nas datas previstas, inicialmente tiveram problemas relacionados a prazo e custos. Quando as Paradas eram antecipadas, os problemas tornam-se ainda piores. Isso se deve ao fato de que não houve um correto planejamento em seus cronogramas. A elaboração de um cronograma único para determinado sistema ou determinado equipamento ou ainda determinada linha é o mais recomendável, pelo ponto de vista da integração. Ocorre que esse cronograma único pode ficar difícil de ser gerenciado, para o caso de mais de uma empresa prestadora de serviços e/ou oficinas estiverem envolvidas no mesmo equipamento. Nesse caso, é possível que cada empresa tenha o seu cronograma. Para resolver o problema da falta de integração, deve-se elaborar um cronograma macro de interdependências entre as frentes.
3- Atenção às atividades do caminho crítico
Definido como sendo a sequência de tarefas interdependentes mais longas do cronograma, no caminho crítico, pois caso uma das atividades atrase, toda a parada será atrasada. É necessário fazer um melhor detalhamento desses serviços para que não haja imprevistos, uma vez que existem empresas especializadas em planejar e executar somente o caminho crítico, com extrema ênfase na diminuição do prazo. As durações de cada tarefa, considerando-se as interdependências, somadas uma a uma, trazem a duração total do cronograma. Dessa maneira, no caminho crítico é encontrada a sequência de tarefas que possuem folga zero. Não se consideram nesse cálculo quaisquer limitações de recursos.
4- Equipe de gerenciamento de paradas
Para o sucesso de uma parada é necessário que haja organização e planejamento. Uma equipe de gerenciamento de paradas bem preparada é o ideal para que esse objetivo seja atingido de forma mais assertiva. Definir como será o regime de trabalho da parada, as folgas semanais e mensais, e os critérios de horas extras para os executantes e a área de supervisão é de suma importância para que haja organização entre a equipe.
A gestão das equipes do projeto é fundamental para a redução dos riscos e para o controle sob cada etapa do projeto. Cada parada tem suas particularidades e deve ter uma equipe disciplinada que conheça o processo da empresa e mediante a este conhecimento use as tecnologias a seu favor.
5- Início do escopo
O tratamento do levantamento do escopo exige técnicas que levem em consideração não apenas o fato analisado, mas também como este pode influenciar nas demais atividades do projeto. Em um período entre 12 e 6 meses antes da parada (normalmente cerca de 10 meses antes) é feito o primeiro escopo. Esse início de escopo é o entendimento primordial, digamos que seja o esqueleto do projeto, que dará base a tudo posteriormente. Chamado de escopo macro, trata-se de um escopo de alto nível, com descrições mais gerais do que será feito durante a parada.
As principais partes interessadas do projeto são compostas por responsáveis da própria empresa que ficam encarregados de elaborar o escopo macro. Após o escopo macro pronto, será feito o detalhamento do escopo, que é composto por uma descrição de tudo que tem que ser feito. O correto levantamento de todos os serviços e no tempo certo, suas interdependências, seu tratamento, seu planejamento, seus deadlines para congelamento e cenários para descongelamento são peças fundamentais, e consequentemente, são a base para o sucesso.
6- Congelamento do escopo
O termo congelamento do escopo representa a validação do escopo final. Em relação ao congelamento do escopo é muito importante ter em mente o custo relativo à mudança desse escopo. Qualquer alteração precisa ser entendida como uma mudança e, assim, seguir os preceitos da gestão de mudanças. Num período de dois meses antes da parada acontecer é necessário que o escopo esteja totalmente fechado. E mediante ao fechamento deste escopo ele se torna congelado, sem poder adicionar nada e nem retirar nada dele, estando definitivamente concluído. Neste contexto, após o congelamento deste, são feitas as compras finais de materiais, fechamentos de contratos e o prazo da parada pode ser definido. O descongelamento deve ser pontual e não abrangente, podendo ocorrer em todas as fases do planejamento. Para qualquer solicitação de alteração de escopo, é necessário seguir um processo padronizado de gestão de mudanças e analisar o impacto de tal mudança.
7- Contratos de custo reembolsável
Existem três tipos de contrato por custo reembolsável:
• Taxa fixa (onde a contratada não cobra nenhuma taxa referente ao risco, garantindo ao tomador que os custos excedentes não irão gerar lucro para a contratada)
• Taxa de administração (onde o tomador de serviço paga por todas as despesas mais um percentual das despesas, ou seja, quanto mais o fornecedor gasta mais ele ganha)
• Bônus (contrato onde são pagos todos os custos, uma taxa fixa e um bônus caso o desempenho seja superior ao esperado). Esta última opção de contrato garante que a empresa contratada realizará o trabalho de forma exemplar, com o desempenho em prazo, custo dentro do orçamento, segurança e qualidade.
Esse documento é um tipo de contrato que envolve o pagamento (reembolso) pelo comprador para o fornecedor pelos custos reais do fornecedor acrescidos de uma remuneração que normalmente representa o lucro do fornecedor.
8- Descanso
As paradas normalmente funcionam 24 horas e os horários dos funcionários são divididos em períodos de 12 horas, respeitando o planejamento da parada. E normalmente isso já é acordado com o próprio chefe da parada. O planejamento de descanso tem que respeitar as rotinas dos empregados, sem prejudicar ou beneficiar qualquer um que esteja envolvido no trabalho. As folgas nos domingos são respeitadas, não havendo nenhum serviço nesse dia (na maioria das vezes). Para cada necessidade, deve ser analisado como a parada está fornecendo meios ou subsídios para que o indivíduo, o trabalhador, independentemente de sua função ou nível hierárquico, possa se sentir realizado e confortável dentro do que faz. É determinante que o planejamento faça análise dos recursos para garantir o descanso, criando até mesmo critérios para estabelecer a folga.
9- Troca de maquinário
Em alguns casos, visando a segurança e bom funcionamento da indústria, é priorizado a troca completa do maquinário ao invés de apenas reparos. Essa troca de maquinário tem que ser seguida à risco e acordada no início da parada, e esse critério é gerado pelas partes interessadas que compuseram os escopos, onde não é possível substituir o equipamento. Esse critério é gerado pelos stakeholders que acompanhou toda a campanha e conforme a análise de inclusão desse escopo na Parada, observou que na rotina não é possível substituir o equipamento. Alguns casos visando
10- Cumprimento do prazo
Cumprir o planejamento diário é condição de emprego para as pessoas e de novos contratos para as empresas, isto ocorre pois se manter dentro do prazo é de extrema importância em uma parada. Uma vez que o custo de uma planta parada é extremamente alto e descumprimento de prazo pode vir a acarretar um prejuízo financeiro. Logo, a gestão de risco deve ser bem feita pois interfere diretamente no cumprimento de prazo, dentre outras coisas.
Seguir estas boas práticas apresentadas potencializará as chances de sucesso de sua parada industrial. Muitas indústrias buscam por empresas especialistas em gerenciamento de paradas, como nós da Sigma Gerenciamento de Proejtos, pois assim maximizam as chances de sucesso de suas paradas.
Para o passo a passo para o planejamento ideal de uma parada de planta industrial acesse o post.
Livro Gerenciamento de Parada de Manutenção
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