Riscos em Projetos de TI

Projetos da área de Tecnologia da Informação possuem alto nível de complexidade por gerarem impactos em grande parte da organização e possuírem alto valor agregado. Além disso, projetos dessa área são cada vez mais necessários nas organizações para que elas possam se manter ativas e competitivas no mercado.

A demanda por um projeto de TI pode surgir de várias formas, sendo estas uma necessidade interna da organização, demandas do mercado, solicitação do cliente, avanço tecnológico, requisito legal ou necessidade social. Independente da origem, projetos de TI, assim como em quaisquer outros, possuem riscos associados, que devem ser identificados e tratados da melhor forma possível para garantir o sucesso do projeto e evitar desvios no orçamento e no cronograma.

Embora seja necessária uma avaliação mais detalhada dos riscos inerentes a cada projeto, existem alguns riscos principais que estão presentes em quase todos os projetos da área de Tecnologia da Informação:

1. Problemas de comunicação entre a equipe

Pesquisa realizada pela Universidade de Cambridge com equipes em projetos de Tecnologia da Informação mostraram que a capacidade de trabalho em equipe e comunicação do grupo são mais importantes que os conhecimentos e inteligência individuais dos membros.

Quando não existe comunicação entre o gerente e os membros da equipe ou a mesma é falha, isso pode gerar uma série de problemas para o projeto, como falta de entendimento do escopo pelos membros e/ou falhas na disponibilização de informações, que podem ser repassadas para a equipe fora do prazo ou com nível de detalhamento inadequado, gerando atrasos e retrabalhos. Além disso, falhas na comunicação podem gerar falta de comprometimento com o projeto, já que os membros não se sentem parte de um todo, integrados ao projeto, e não cumprimento do cronograma.

Outro grande risco da comunicação ineficiente na equipe é o surgimento de conflitos interpessoais, pois não há um senso de equipe e sinergia, o que compromete os resultados finais do projeto, e a duplicação de esforços devido à má escolha da tecnologia adotada, falta de documentações ou de confiança entre a equipe.

 

2. Problemas na comunicação com o cliente

Outro risco comum em projetos de TI é a falha na comunicação com o cliente. Tal falha pode ser a raiz de uma série de outros problemas, que geram impactos consideráveis nos resultados do projeto.

Dentre estes problemas, destacam-se o planejamento falho, qualidade insuficiente e custos elevados, todos causados pelo não entendimento real das necessidades do cliente, que gera retrabalho, atrasos e desperdícios.

 

3. Falta de detalhamento do escopo

De acordo com o PMBOK, o guia de boas práticas mais utilizado em gerenciamento de projetos, uma das primeiras atividades a ser feita no começo de um projeto é declaração de escopo, que consiste em mapear todas as entregas do projeto, como também o que não será entregue.

Saber, antes de qualquer coisa, o que se quer entregar auxilia na correta e eficiente alocação dos recursos financeiros, físicos e humanos.

Detalhar o escopo e comunicá-lo às partes interessadas para obter um entendimento comum e auxiliar o gerenciamento das expectativas dessas partes.

A declaração detalhada inclui a descrição do escopo do produto, os critérios de aceitação do produto, as entregas do projeto e exclusões, restrições e premissas.

 

4. Prazo curto e Horas extras

Quando o planejamento não é realizado por um profissional qualificado ou não há a compreensão da complexidade do projeto, seu cronograma pode ser traçado com prazos impossíveis de serem cumpridos.

Outro fator de risco relacionado ao prazo curto é quando o limite para entrega é determinado pelo cliente, o que é muito comum em projetos da área. Neste caso, o líder do projeto deve tomar ainda mais cuidado com o cumprimento prazos, sendo necessário, muitas vezes, o uso de horas extras e otimização das atividades.

A questão das horas extras deve ser controlada pelo gerente, pois ele pode ocasionar em vários outros riscos, dentre eles, altos custos. Para evitar conflitos pela extrapolação de custos, é importante incluir o custo com horas extras no orçamento e expor as necessidades de esforço da equipe ao cliente e seus impactos financeiros, além de analisar criticamente a exigência de horas extras.

Este esforço adicional exigido também pode comprometer a satisfação da equipe com o projeto. Além dos cuidados com a comunicação, já comentados anteriormente, é importante que os acordos sobre o nível de empenho necessário sejam realizados antes do início do projeto.

 

5. Equipe geopoliticamente disposta

Uma particularidade dos projetos de TI é que muitas vezes os membros da equipe estão geograficamente separados. Pessoas de países diferentes com culturas distintas e horários de trabalho divergentes precisam se conectar e trabalhar em equipe para entregar o resultado final.

Tamanha variedade, sem dúvidas, é um risco para o sucesso do projeto e deve ser bem trabalhada pelo gerente para garantir a sinergia da equipe.

 

6. Pouco conhecimento na tecnologia a ser desenvolvida

A área de TI é muito ligada à inovação. Por isso, a tecnologia a ser desenvolvida é muitas vezes desconhecida até mesmo pelo cliente, que não sabe ao certo o que deseja.

Tal dificuldade demanda dos profissionais da equipe de projeto um grande esforço para compreender os interesses do cliente e a necessidade do usuário final, que nem sempre é o contratante.

Os projetos de TI, portanto, além dos riscos comuns observados na gestão de projetos, possuem peculiaridades e riscos próprios que devem sempre ser identificados no início do projeto e tratados da melhor forma possível para impedir ou reduzir seus impactos no objetivo final do projeto.