Porque amamos cronogramas e você também deveria!

O sucesso de um projeto está intimamente ligado a etapa de planejamento e uma das ferramentas mais essenciais para esse processo é o cronograma. Com ele conseguimos definir e visualizar bem o início e o término de cada atividade, bem como controlar todo desenrolar do projeto.

No contexto do gerenciamento de projetos, cronograma é uma ferramenta gráfica utilizada no planejamento e controle que contempla as atividades e o tempo de duração de todas tarefas que devem ser executadas para se atingir o objetivo final do projeto.

A correta elaboração de um cronograma depende de alguns fatores, podendo citar como os mais importantes o completo entendimento de todas as etapas do projeto, um escopo bem definido e o conhecimento de todos os recursos, seja material ou recursos humanos, necessários para a conclusão das atividades envolvidas.

O cronograma do projeto deve ser muito bem elaborado, pois a sua análise é fator-chave para que as atividades sejam executadas dentro dos prazos estabelecidos e que sejam tomadas ações durante a execução do projeto para corrigir possíveis desvios e atrasos.

Por que devo saber trabalhar com cronogramas?

Levando em conta o cenário atual do mercado de trabalho, cada vez mais os clientes exigem que os produtos e serviços sejam entregues em prazos mais curtos e com maior qualidade. E, é exatamente nesse desafio que os cronogramas são essenciais, fornecendo dados como o desenvolvimento das etapas, recursos consumidos e alocação de mão-de-obra. Esse conhecimento nos traz diversas vantagens, das quais podemos citar:

1. Maior controle das atividades de cada etapa

O uso dessa ferramenta possibilita o planejamento e monitoramento do andamento das atividades do projeto em relação ao tempo, de acordo com o calendário aplicável e disponibilidade de recursos. O sequenciamento lógico e as durações das atividades definem o início e término de cada tarefa.

2. Maior produtividade

Ao oferecer um planejamento mais detalhado do projeto, o cronograma bem elaborado proporciona uma melhor coordenação para todas as equipes envolvidas, bem como uma maior facilidade na gestão das atividades. Logo, propicia um aumento significativo na produtividade e eficiência na execução do projeto.

3. Maior economia

Como passamos a conhecer a necessidade de recursos e mão-de-obra para a execução de uma tarefa, seu início e a previsão de término e também do início da atividade subsequente, podemos alocar para cada atividade tempo e recursos necessários para evitar perdas e atrasos no projeto. Consequentemente, além de aumentarmos a produtividade e eficiência como já comentado no tópico anterior, ao evitarmos imprevistos, geramos uma maior economia no projeto.

Como elaborar um cronograma

Existem diversas maneiras e ferramentas para se elaborar um cronograma. Cada organização deve definir a melhor maneira de acordo com a realidade da empresa e complexidade do projeto. No entanto, existem fatores para que a elaboração de qualquer cronograma seja bem sucedida, como já citado anteriormente neste texto:

• Escopo bem delineado do projeto;
• Conhecimento de todas as etapas do projeto, bem como o tempo necessário para seu desenvolvimento;
• Reconhecer a sequência lógica das atividades (qual atividade deve terminar para outra começar, quais devem terminar simultaneamente ou quais independem de outras, por exemplo);
• Conhecer os recursos necessários para a realização de cada atividade para devido planejamento de sua duração;
• É interessante, também, conhecer a equipe que irá trabalhar na execução do projeto. Dessa forma, é possível estimar melhor o tempo necessário para realização das atividades.

Agora que já conhecemos todo o necessário para montar o cronograma, aonde de fato podemos construí-lo? Existem várias ferramentas que podem ser utilizadas no planejamento e controle de projetos, sendo o MS Project, da Microsoft®, a mais utilizada hoje em dia. Esse software atua no gerenciamento do escopo, tempo e custos, podendo ser utilizado em projetos mais simples até os mais complexos. Caso queira conhecer um pouco mais sobre essa ferramenta e como aplica-la no seu projeto, leia também: “Como elaborar um cronograma utilizando a ferramenta MS Project“.

Conclusão

Através da leitura deste texto, podemos perceber qual a importância de se elaborar um cronograma para a execução desde o mais simples projeto até o mais complexo. Vimos que essa etapa de planejamento, quando realizada corretamente, traz inúmeros benefícios ao projeto, tais como maior produtividade, melhor controle sobre as atividades desenvolvidas e até mesmo propicia uma economia no custo final do projeto ao evitar desvios e atrasos que podem gerar impactos negativos ao longo do tempo.

Vimos, também, que possuir um escopo bem delineado e claro para o projeto, conhecer todas as etapas do projeto, reconhecer a sequência lógica das atividades, entre outros, são fatores-chave para a boa elaboração de um cronograma.  E que, para nos auxiliar a construir o cronograma, temos várias ferramentas, sendo o MS Project a mais popular nos dias de hoje.

_____________________________________________________________________________________________________

Achou esse texto útil? Então recomendamos que leia também sobre as vantagens de utilizar o MS Project na construção civil.