O acompanhamento do projeto é fundamental para um planejamento bem-sucedido. Quando se controla e monitora todas as variáveis possíveis, tudo tende a caminhar de acordo com o previsto.
Com o controle adequado, será possível fazer melhor uso dos recursos, maximizar os resultados e garantir que os objetivos do projeto sejam atingidos com o mínimo de surpresas indesejadas pelo percurso.
Você está gerenciamento os seus projetos de forma eficiente?
A seguir, listamos cinco dicas para se fazer um controle de projetos de forma bem mais eficiente:
1) Definir uma forma de controle
Ao identificar os objetivos e as metas do projeto, é possível atribuir a eles métricas ou indicadores de performance. São os chamados KPIs. Esses KPIs servem para que se acompanhe a evolução das atividades ao longo do tempo e saiba exatamente quanto falta para atingir as metas e os objetivos propostos para o projeto.
2) Criar uma rotina de acompanhamento
Na etapa de planejamento são realizadas as previsões, a determinação dos prazos, dos custos e recursos, de modo que o escopo do projeto seja atingido conforme o acordado com o cliente. A partir desses dados é possível criar um checklist de itens a serem verificados diária, semanal, quinzenal ou mensalmente, dependendo da complexidade do projeto.
3) Manter o foco no progresso
No acompanhamento de projetos, não adianta ficar constantemente discutindo o passado. Eles podem servir sim, mas como lições aprendidas no final do projeto. No entanto, se alguma atividade do cronograma atrasou, se faz necessária identificar o que é possível ser feito para compensar esse atraso de modo que o cliente não seja prejudicado com essa falha de gestão.
Com o Gráfico de Gantt é possível visualizar com muito mais detalhes exatamente o que deve ser feito no projeto, quando e por quem.
Um Gráfico de Gantt , por exemplo, podem ajudar a manter o cronograma em dia e o status do projeto sempre atualizado para todos os envolvidos. O controle minucioso dessas duas ferramentas ajudará a equipe a agir proativamente para evitar problemas maiores, como a não entrega de uma funcionalidade no prazo estipulado ou mesmo uma entrega de qualidade duvidosa.
4) Socializar a informação
Indicadores de performance do projeto, bem como os relatórios analíticos extraídos de algum software, como o MS Project, por exemplo, devem ser comunicados a todos os membros do time para que cheguem a um consenso sobre o que deve ser feito a fim de corrigir eventuais falhas e desvios.
Além de manter o registro de todas as informações em um local de fácil acesso, também é importante promover reuniões presenciais e abrir canais de comunicação que facilitem a troca de ideias e experiências entre todos os envolvidos.
5) Fazer os devidos ajustes
A verdade é que todo projeto é passível de falhas e imprevistos, cabendo a você manter a tranquilidade e orientar sua equipe para fazer as correções necessárias o mais brevemente possível.
No gerenciamento de projetos é importante obter uma visão completa e sistêmica de tudo o que acontece no decorrer do projeto. Caso contrário, poderá enfrentar dificuldades em fazer a leitura do contexto global em que está inserido.
Cada vez que você deixa de controlar um projeto, perde oportunidades, desperdiça recursos e compromete o tempo da equipe com atividades que poderiam ser eliminadas, aumentando a eficiência de cada entrega. Portanto, no momento do planejamento, é fundamental definir como o projeto será monitorado e controlado, quais são os indicadores de sucesso e como eles devem ser medidos.
