Saiba o nível de maturidade de sua empresa em gerenciamento de projetos

No mundo atual, as organizações realizam uma grande quantidade de projetos, seja para aumento da capacidade produtiva, redução de custos, desenvolvimento de novos produtos e serviços, atendimento à normas regulamentadoras ou até para implementação de novas tecnologias. Estes projetos, entretanto, não devem ser realizados randomicamente, mas de maneira coerente às necessidades e estratégias do negócio. Desta maneira, a empresa obterá melhores resultados, melhor rendimento e aumento da vantagem competitiva sobre seus concorrentes e é exatamente sobre isso que trataremos neste texto. A maturidade organizacional em gerenciamento de projetos representa a capacidade de uma empresa gerenciar seus projetos com efetividade. Se você quer saber como medir o nível de maturidade da sua empresa em gestão de projetos, nos acompanhe nesta leitura.

Adotar uma cultura organizacional de Gerenciamento de Projetos é uma importante ferramenta para o sucesso dos negócios. Um dos principais aspectos críticos para que as empresas encontrem melhorias significativas em seus processos de gerenciamento de projetos é o diagnóstico de sua maturidade. Este diagnóstico engloba o entendimento e a determinação do nível de maturidade da organização em relação ao gerenciamento de seus projetos, programas e portfólio, além de processos e metodologias utilizadas. No mercado são disponibilizadas algumas ferramentas que possibilitam este diagnóstico da maturidade de maneira efetiva. O OPM3® (Modelo de Maturidade de Gerenciamento Organizacional de Projetos) é um dos padrões fundamentais do PMI® (Project Management Institute), guia para se atingir a maturidade organizacional em projetos.

O que é o OPM3?

A OPM3 é um padrão mundialmente reconhecido de melhores práticas para avaliar e desenvolver capacidades organizacionais na Gestão de Projetos, Programas e Portfólios. A ferramenta representa um guia para se atingir a maturidade organizacional em projetos. A aplicação da OPM3 auxilia as organizações a melhorarem seus processos e medirem sua maturidade sobre um conjunto vasto de melhores práticas organizacionais. Entre os benefícios que a aplicação da ferramenta proporciona às organizações, destacam-se:

Diagnóstico da maturidade em relação às práticas de gestão de projetos, programas e portfólios;

No gerenciamento de portfólio são desenvolvidas técnicas que precisam ser aplicadas, junto a conhecimentos e ferramentas que tornam efetiva a gestão do portfólio de projetos e programas da organização, tendo em vista o alcance dos objetivos estratégicos traçados no projeto. O principal assunto a ser tratado são as tomadas de decisão, e logo em seguida vem os processos de seleção, priorização e balanceamento da junção de projetos que entregará os melhores resultados, assim como o ato de planejar o roadmap (cronograma e orçamento do portfólio na linha do tempo, para que haja uma melhora na utilização dos recursos organizacionais.

Os projetos  possuem papel crucial em um planejamento, sendo que  a escolha certa desses projetos influenciam diretamente na otimização do portfólio. Segundo o PMI (2013), o gerenciamento de portfólio é o gerenciamento centralizado de um ou mais portfólios para alcançar os objetivos estratégicos do negócio. Esse objetivo é dado a partir do momento em que os projetos e programas são analisados com intuito de priorizar a alocação de determinados recursos e que tenham alinhamento e consistência com as estratégias organizacionais.

Auxílio no desenvolvimento do Plano de Melhorias de seu desempenho;

O plano de melhorias deve descrever como será realizada a melhoria contínua dos processos de gerenciamento de projetos, programas e portfólios, fornecendo detalhes das etapas de análises do processo para que eles sejam otimizados a ponto que aumentem a produtividade, reduza os desperdícios e, consequentemente, os torne mais eficientes. 

Um bom exemplo de plano de melhoria dos processos de gerenciamento de projetos deve ser iniciado com uma visão mais ampla sobre a operação como um todo. Começando por entender o objetivo estratégico da organização, pois não faz sentido começar qualquer melhoria sem estar ciente primeiro de quais são os objetivos estratégicos a serem alcançados. 

Logo em seguida, é necessário definir os processos de desdobramento da estratégia, o que irá gerar as demandas por projetos, avaliando quais processos agregam mais valor, e realizar um fluxograma desses processos, a fim de mapeá-los. Este mapeamento da situação atual será o início para a aplicação da melhoria contínua, evitando desaproveitamento, atrasos e gargalos.
Depois do processo implementado é necessário que sejam definidos os indicadores de desempenho, que nada mais são do que número que demonstram se determinado processo está sendo gerado de forma correta, com o intuito de ser medido e avaliar a sua eficiência.

Identificação das melhores práticas que apoiam a implementação da estratégia organizacional por meio de projetos bem sucedidos;

A definição da maturidade é definida com base em boas práticas. “Boa prática” significa um conjunto de práticas amplamente utilizada pelas organizações que trazem resultados positivos, já comprovados, para os objetivos relacionados aos projetos, programas e portfólio. O PMI (2008) define as boas práticas como um meio excelente, atualmente reconhecido pela indústria, para alcançar um objetivo traçado ou meta relatada. Buscadas ao redor do mundo, essas boas práticas tem influência global e foram criadas exatamente para que seja obtido o melhor resultado possível utilizando-as. O uso destas práticas reduz as ameaças e aumenta a segurança durante a realização de projetos, além de permitirem uma maior taxa de sucesso em sua conclusão.

Aumento da ligação entre o planejamento estratégico e a execução, potencializando os resultados dos projetos.

Dentro das empresas, existe um grande propósito a ser atingido (representado, por exemplo, pela missão e visão da organização). E o gerenciamento de projetos representa a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas de planejamento e execução para o melhor desempenho dos projetos, de forma que atinjam seus objetivos. E esse objetivo tem o  propósito de manter as empresas competitivas no mercado. O gerenciamento de projetos vem ganhando cada vez mais notoriedade nas empresas, não só para estimular a melhoria de resultados, como também para frisar a sua importância estratégica. Estratégia essa que une planejamento com execução, fazendo com que os resultados das empresas sejam potencializados e dessa forma, trazendo respostas frutíferas para a organização.

O gerenciamento de projetos vem ganhando notoriedade nos últimos tempos e é nítido que esse espaço é abrangido pelas organizações, mas não apenas na realização de projetos isolados, mas como um diferencial estratégico empresarial voltado para o todo. Sendo assim, a implementação de modelos de maturidade se torna imprescindível para que possa ocorrer uma otimização dos processos já estabelecidos.  Logo, é interessante que a empresa contrate uma consultoria em gerenciamento de projetos, com profissionais capacitados para analisar os processos atuais, criar recomendações e medir os objetivos de melhoria a curto prazo.